“Mantero Seta ha intrapreso un percorso di digitalizzazione che ci ha permesso di ridisegnare i nostri processi di comunicazione verso i clienti, in modalità paperless. Konica Minolta è diventata per noi il punto di riferimento per quanto riguarda l’intero ciclo di vita del documento.”
Dott. Mario Moroni, Responsabile Sistemi Informativi di Mantero Seta Spa
“Grazie al percorso intrapreso con Konica Minolta abbiamo reso il processo di fatturazione più efficace. La tracciabilità multicanale ci ha permesso di avere maggiore controllo sui flussi di cassa, migliorando l’efficienza interna.”
Dott. Simone Mercuri, Chief Financial Officer di Mantero Seta Spa
L'Azienda
Mantero Seta è un'azienda tessile a conduzione familiare fondata a Como da Riccardo Mantero nel 1902. Da oltre un secolo Mantero è leader nella creazione, produzione e distribuzione di tessuti ed accessori tessili di lusso femminili e maschili, con una storia artigianale che si tramanda da 4 generazioni. La creazione del prodotto è curata interamente in Italia: all'interno della sede di Como, dove convivono arti e professioni tra il design, la tessitura, la stampa tradizionale a quadro, la stampa digitale, il finissaggio, l'orlatura e il controllo qualità, e nel laboratorio di confezioni in Salento. Con 451 dipendenti, 3 sedi, 2 filiali, 2 punti vendita, Mantero genera un fatturato consolidato di 80 milioni di euro ripartito tra le diverse business unit.
Le esigenze di business
L’esigenza fondamentale di Mantero Seta Spa risiedeva nella necessità ineludibile di avviare un deciso processo di innovazione dei sistemi e dei processi informativi aziendali, sotto la spinta di una sempre maggiore complessità e articolazione dei bisogni dell’organizzazione interna, così come della pressione competitiva indotta dal mercato di riferimento. Superare la logica tradizionale utilizzata quotidianamente per la gestione dei documenti, integrando virtuosamente le soluzioni software con le periferiche di stampa, era la missione del Dott. Mario Moroni, responsabile dei sistemi informativi di Mantero Seta.
I primi temi all’ordine del giorno erano la gestione digitale dei documenti legati al ciclo attivo di fatturazione, con specifiche richieste di controllo e verifica del recapito, e l’archiviazione sostitutiva a norma. La gestione del cartaceo e il controllo degli asseriti mancati recapiti da parte dei destinatari era infatti complessa e time-consuming, con costi nascosti legati al ritardato pagamento delle fatture e agli spazi dedicati alla conservazione dei documenti.
Avendo la necessità di ricevere una proposta progettuale costruita sulle reali esigenze aziendali, basata su un comportamento concreto e trasparente, il primo step ha riguardato l’individuazione di un Partner affidabile con cui avviare il percorso di digitalizzazione dei processi documentali.
L’approccio consulenziale di Konica Minolta è risultato vincente, conquistando la fiducia del Dott. Moroni per l’affidabilità e la credibilità emerse nella gestione e per la flessibilità del progetto, incentrato su un percorso comune di accompagnamento e di crescita nel cambiamento degli strumenti di gestione del business aziendale.
La soluzione
Partendo dai due sistemi gestionali di Mantero Seta, ovvero AS400, che genera i documenti per il Ciclo Attivo-Passivo, e Sap ERP, in uso per l’archiviazione dei dati transazionali, la struttura integrata in outsourcing implementata da Konica Minolta riceve i flussi documentali da AS400 e li elabora per poi ricondurli ad una serie di servizi integrati, con l'invio multicanale delle fatture clienti, la disponibilità della piattaforma proprietaria di gestione elettronica documentale WEB, con la possibilità di consultazione Fatture Clienti, DDT e Packing List, e un servizio di Conservazione Digitale in outsourcing delle fatture attive a norma AgID (già DigitPA), delle Fatture Attive, DDT, Libro Giornale e dei Registri IVA.
La Piattaforma Documentale WEB Konica Minolta in cloud è il fulcro centrale per l’erogazione dei servizi documentali per Mantero Seta, quali la consultazione e la verifica dell’effettivo recapito delle fatture, con la possibilità di estendere il servizio anche per Ordini Clienti, Corrispondenza Clienti, Note di Credito, ecc. Questo tipo di integrazione con SAP ERP è già collaudata e operativa presso oltre 100 clienti. Il trasferimento dei documenti viene realizzato in totale sicurezza anche grazie al protocollo FTPS, ovvero l’interscambio di dati crittografati attraverso certificati digitali.
La stampa, la piegatura, l’imbustamento e la spedizione vengono realizzate con l’ausilio di periferiche di stampa specifiche (impianti di stampa rotativi o digitali) grazie alle quali i documenti vengono stampati, suddivisi, piegati ed imbustati in un processo automatizzato, eseguito dal centro servizi di Konica Minolta.
Per quanto riguarda la Conservazione Digitale, lo stesso centro servizi di Konica Minolta, entro il termine previsto dalla legge, esegue il processo, verifica periodicamente lo stato di conservazione del supporto, l’integrità e la leggibilità dei dati archiviati, redigendo un verbale di conformità, per giungere all’invio all’Agenzia delle Entrate di impronta, firma digitale e marca temporale di tutti gli archivi sostitutivi generati.
Key benefits
Affidabilità & Credibilità: Konica Minolta si è dimostrato un partner tecnologico credibile e preparato, in grado di analizzare le esigenze del cliente, sintonizzarsi sulle sue aspettative e agire come consulente per individuare insieme le modalità e i tempi di sviluppo del progetto più adatti in base alle contingenze aziendali.
Qualità & Innovazione:
Le soluzioni hardware e software Konica Minolta hanno garantito risultati risolutivi e performanti per gestire i processi di cambiamento e innovazione dei sistemi informativi aziendali, integrandosi perfettamente negli ambienti esistenti con efficacia e flessibilità.
Semplicità e riduzione dei costi:
L’implementazione della piattaforma di gestione documentale Konica Minolta ha comportato una serie di vantaggi di lungo periodo, con risparmi economici ed aumento dell’efficienza complessiva dei processi attraverso la riduzione degli interventi manuali di trattamento del cartaceo, minori incombenze e elevata capacità di controllo dei processi per i responsabili IT, immediatezza nella consultazione e invio dei documenti.
Servizio e attenzione al cliente:
La sollecitudine e l’attenzione che ha caratterizzato, da parte del personale Konica Minolta di vendita e sviluppo progetto, la relazione con i Manager di Mantero Seta, ha consolidato un forte clima di fiducia da parte del cliente, sicuro di avere al proprio fianco professionisti competenti, in grado di minimizzare ogni rischio connesso all’introduzione di innovazioni strutturali negli ambiti core dell’azienda. Questo è il primo passo di un processo di digitalizzazione che porterà Mantero Seta verso il miglioramento continuo dei suoi processi in un’ottica di “digital transformation”.