Olaf Lorenz di Konica Minolta Business Solutions Europe racconta in un’intervista come gli ultimi vent’anni abbiano plasmato il modo di lavorare di oggi e di domani.
Era il 2005 quando Konica Minolta ha presentato il marchio bizhub per i propri
sistemi multifunzione (MFP) in Europa. Quest’anno ricorre quindi il 20° anniversario dell’evento. I multifunzione di Konica Minolta sono un hub centralizzato per la stampa, la copia, i fax e la scansione: hanno rivestito un ruolo importante negli ambienti di lavoro e si sono evoluti con il mutare delle esigenze degli uffici moderni. Il nome “bizhub” nasce dalla combinazione di “biz”, abbreviazione di “business”, e di “hub”, inteso come fulcro di un’ambiente o di un’attività lavorativa, ed evoca quindi il concetto di “mettere il cliente al centro del proprio business”. In questa intervista, Olaf Lorenz, General Manager International Marketing Division di Konica Minolta Business Solutions Europe, spiega come l’ambiente di lavoro sia cambiato negli ultimi 20 anni e come Konica Minolta abbia di conseguenza adeguato i propri multifunzione per rispondere alle nuove necessità.
Olaf, com’era l’ufficio del 2005 rispetto agli uffici di oggi?
L’ufficio di vent’anni fa non è completamente irriconoscibile da chi lo guarda con gli occhi di oggi. C’erano computer desktop e portatili che usavano la piattaforma Windows XP di Microsoft, c’era una connessione a Internet un po’ più di base, c’erano le e-mail e le prime versioni di quella che sarebbe successivamente diventata la messaggistica istantanea.
Molti uffici facevano ancora affidamento sulle reti telefoniche fisse per garantire le comunicazioni vocali. La tecnologia che ha portato ai moderni smartphone era ancora allo stadio primordiale rispetto agli standard odierni. I dispositivi mobili, che noi oggi diamo per scontati, stavano vivendo la loro prima infanzia:
i BlackBerry portatili, che erano stati lanciati nel 1999, erano ai tempi qualcosa di rivoluzionario per la loro connettività mobile, ma gli smartphone moderni, su cui installare le app,
arrivarono solo nel 2007 con il primo iPhone di Apple.
Dal momento che buona parte della tecnologia Office era fisicamente vincolata agli spazi dell’ufficio tradizionale, era davvero difficile permettere l’accesso ai servizi IT al di fuori del perimetro aziendale. Si poteva usare una postazione condivisa quando ci si recava in un altro ufficio, ma occorreva un cavo per connettere il proprio computer portatile. Anche lo scambio di e-mail obbligava a sedersi a una scrivania. I moderni sistemi di lavoro ibrido e da remoto erano praticamente impossibili per la maggior parte dei lavoratori.
È questa la grande differenza rispetto ad oggi: gli uffici si sono dotati di tecnologie avanzate, dagli strumenti gestiti dall’Intelligenza artificiale al cloud computing e alle soluzioni smart. Gli strumenti che agevolano la collaborazione, come le videoconferenze e le piattaforme per i meeting virtuali, sono diventati essenziali, sono di comune utilizzo e sono alla portata di tutti. Ciò ha reso possibile modelli di lavoro ibridi e flessibili che offrono maggiore libertà di scelta ai lavoratori e permettono di migliorare la produttività: i servizi Office sono accessibili da casa o da qualsiasi altro luogo, e si evitano i disagi del pendolarismo.
Quali sono state le tecnologie più innovative e i cambi di abitudine più significativi degli ultimi 20 anni?
Non c’è dubbio che uno dei cambiamenti più importanti è rappresentato dal Cloud Computing, i cui pionieri sono stati servizi come gli
Amazon Web Services (AWS) del 2006. Il Cloud Computing ha permesso alle aziende di archiviare e avere accesso a dati e applicazioni attraverso Internet. Ha posto le basi per lo sviluppo di piattaforme quali
Microsoft Office 365 nel 2011, e ha anche reso le aziende più agili grazie a soluzioni scalabili e più convenienti, dal momento che non è più necessario fare grandi investimenti in server e infrastrutture fisiche. Ho già accennato all’arrivo degli smartphone, a partire dal primo iPhone di Apple nel 2007: assieme al Cloud Computing è stato lo strumento che ha aperto la strada verso il lavoro mobile come lo intendiamo oggi.
Queste rivoluzioni tecnologiche sono state fondamentali anche per il contesto geopolitico e per i cambiamenti che hanno investito la società in generale. Pensiamo ad esempio alla
crisi finanziaria globale del 2008, che ha costretto le imprese a ridurre considerevolmente le spese.
Oppure pensiamo alla pandemia di Covid-19 del 2020, che ha accelerato la transizione verso il lavoro da remoto e lo sviluppo di un nuovo concetto di ridistribuzione e flessibilità della forza lavoro. Prendiamo come esempio il lavoro ibrido: Microsoft Teams è stato lanciato nel 2017, ma ha avuto davvero successo solo a partire dalla pandemia, e oggi conta a livello globale più di
320 milioni di utenti.
Nel rapporto del 2022, l’Unione Europea parla di un aumento significativo di cyber attività malevole nel contesto dell’aggressione russa contro l’Ucraina. Le problematiche connesse alla sicurezza dei sistemi IT negli ambienti di lavoro sono diventate più attuali che mai. Ed è proprio grazie al Cloud Computing che è stato possibile alzare il livello di protezione.
Negli ultimi anni abbiamo assistito a una crescente presa di coscienza nei confronti delle diversità, dell’equità e dell’inclusione (DEI) in ambito lavorativo. C’è stato un radicale cambiamento di mentalità, favorito da movimenti quali “Black Lives Matter” e dalla campagna “Me too” degli anni 2010, anche se recentemente stiamo assistendo a un rigurgito di
sentimenti anti-DEI.
E non dimentichiamo l’
ondata di dimissioni del 2021-2022, che ha provocato una carenza di manodopera qualificata. Per mantenere i talenti in azienda è diventata prioritaria l’attenzione verso il benessere del personale e si è diffusa la cultura di un ambiente di lavoro positivo, capace di riflettere i valori e le aspirazioni dei dipendenti.
La carenza di manodopera qualificata ha anche accelerato lo sviluppo dell’Intelligenza artificiale generativa come mezzo per utilizzare le risorse umane disponibili in modo più efficace e produttivo.
Un altro esempio è l’
Accordo di Parigi del 2015, un trattato internazionale stipulato per rispondere alla crescente emergenza climatica. Le tematiche legate alla responsabilità ambientale sono diventate da allora sempre più importanti per le aziende, che hanno adottato tecnologie per il risparmio energetico e hanno integrato il riciclo dei materiali nei processi di produzione. Anche il risparmio di carta è diventato sempre più popolare, nonostante il concetto di “
Ufficio senza carta” non fosse una novità di quegli anni.
Oltre alle motivazioni ambientali, anche ragioni pratiche e di riduzione dei costi hanno giocato un ruolo decisivo nel passaggio dai documenti cartacei a quelli elettronici, una transizione che ha dato una forte spinta ai sistemi di gestione dei contenuti.
Negli ultimi due decenni l’Unione Europea ha introdotto una serie di norme che hanno avuto ripercussioni sugli ambienti di lavoro in tutti gli stati membri. La
Direttiva sull’orario di lavoro, ad esempio, introdotta nel 2003 per tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori, ha stabilito che la settimana lavorativa non può eccedere le 48 ore, compresi gli straordinari, e ha sancito la necessità di avere almeno quattro settimane di ferie pagate all’anno. La
Direttiva sui permessi genitoriali del 2010 ha stabilito un minimo di quattro mesi di permessi genitoriali, in un contesto di migliore equilibrio vita-lavoro ed equità di genere. A livello di organizzazione aziendale, uno dei cambiamenti più radicali nella gestione dei dati è stato rappresentato dal
Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) del 2016. Nel 2016 è stata introdotta anche la
Direttiva sulla sicurezza delle reti e delle informazioni (NIS) per aumentare il livello di cybersicurezza in tutta l’Unione europea. Nel 2023 è stata sostituita dalla
Direttiva NIS2 che ha rafforzato il concetto di cybersicurezza introducendo standard più rigorosi ed estendendo l’ambito di applicazione a più settori e realtà.
In che modo i dispositivi di Konica Minolta si sono adeguati a questi cambiamenti?
La gamma bizhub di Konica Minolta è stata continuamente adattata all’evoluzione delle esigenze alimentata dai cambiamenti di cui abbiamo parlato.
Nel 2009 e nel 2010 abbiamo introdotto un software di scansione che, abbinato ai dispositivi bizhub, semplificava la transizione verso l’ufficio senza carta grazie a
efficienti funzioni di elaborazione che ottimizzavano e velocizzavano le operazioni.
Nel 2011 abbiamo lanciato una soluzione per permettere il
mobile printing sui dispositivi bizhub, che diventavano così ancora più versatili e adatti al lavoro ibrido. Quello stesso anno, con
bizhub SECURE, abbiamo aumentato i sistemi di sicurezza per proteggere i nostri dispositivi dai cyberattacchi e, nel 2019, abbiamo aggiunto l’antivirus Bitdefender.
Nel 2012 abbiamo lanciato l’Internal Web Server (IWS) per creare connettori tra i nostri dispositivi multifunzione e il cloud. Grazie al
Marketplace abbiamo semplificato il metodo di scansione verso il cloud e la stampa dei file contenuti nelle repository in cloud, senza necessità di dotarsi di un server. In poche parole, il Marketplace, come gli smartphone, forniva accesso a una serie di app disponibili sul pannello dei multifunzione.
Il 2012 è stato anche l’anno in cui abbiamo posto al centro dell’attenzione il risparmio delle risorse e, per la prima volta, abbiamo introdotto l’impiego di plastiche riciclate nella produzione dei dispositivi bizhub. Abbiamo anche migliorato il toner Simitri® per ottenerne il fissaggio a temperatura più bassa. In questo modo i consumi elettrici associati al processo di fusione sono stati ridotti del 10% rispetto ai modelli precedenti. Proseguendo su questa strada, abbiamo introdotto la bizhub i-Series, lanciata nel 2019. La maggior parte dei dispositivi bizhub i-Series aveva valori TEC inferiori rispetto ai modelli precedenti. Il merito era del nuovo toner Simitri® V e della nuova unità di fusione, che riduceva la temperatura di fusione di circa 15 °C rispetto al passato. La riduzione dei consumi energetici ha determinato una riduzione di circa il 25% delle emissioni di CO2.
Un ambiente di lavoro inclusivo deve fornire opportunità di accesso uguali per tutti, indipendentemente dall’età, dall’abilità fisica o da altri fattori. Per questo motivo, quando venti anni fa è stato introdotto il nuovo marchio bizhub, Konica Minolta ne ha sviluppato la progettazione secondo i principi del
Design universale. La gamma bizhub dispone pertanto di cassetti carta ergonomici che possono essere estratti applicando una minima forza, è dotata di un pannello touch di grandi dimensioni che può essere inclinato in base alle esigenze di chi lo utilizza, e segue un codice di colori che indica chiaramente le parti della macchina che potrebbero provocare lesioni all’utente.
Abbiamo parlato approfonditamente delle nuove esigenze economiche e sociali e di come l’ambiente di lavoro e la serie bizhub si siano evolute di conseguenza. Vorrei però sottolineare anche l’importanza del nostro design innovativo, per il quale abbiamo ricevuto numerosi riconoscimenti negli ultimi 20 anni, come ad esempio il Red Dot Award o il Good Design Award. Konica Minolta ritiene che l’ambiente di lavoro non debba essere funzionale solo dal punto di vista tecnologico, ma debba essere anche esteticamente apprezzabile, con strumenti di facile utilizzo, per mettere a proprio agio le persone che vi lavorano. Per fare un esempio, nel 2007 abbiamo realizzato una nuova linea estetica con un design Infoline in bianco e nero: ai tempi era una novità assoluta per il settore, dato che quasi tutti i dispositivi erano di colore grigio. Abbiamo anche cambiato i pannelli operativi dei multifunzione, passando dalle interfacce in bianco e nero a quelle a colori.
Che cosa ha in serbo il futuro dell’ambiente di lavoro?
I dispositivi bizhub sono dotati del sensore
Intelligent Media. Serve a determinare automaticamente il tipo di carta utilizzato e si basa su algoritmi sviluppati secondo il principio del machine learning, ovvero l’autoapprendimento da parte della macchina. Permette di impostare automaticamente le condizioni di stampa ottimali per ciascun tipo di supporto e di ottenere un risultato finale di ottima qualità.
Stiamo lavorando allo sviluppo di sistemi sempre più intelligenti, basati sull’Intelligenza artificiale, e i nostri dispositivi bizhub sono un importante tassello in questo scenario di innovazione.
Se analizziamo i due decenni trascorsi, è evidente quanto la tecnologia si sia evoluta per rispondere alle esigenze di persone e imprese, e la serie bizhub ne è un chiaro esempio. I nostri dispositivi sono stati integrati in tantissimi processi aziendali, hanno dato prova concreta della loro qualità e sono stati in grado di superare le sfide più impegnative. Continueremo a sviluppare la serie per rispondere anche alle esigenze del digital workplace del futuro.
20 anni di bizhub
Assistiamo a cambiamenti epocali in campo tecnologico, sociale, ambientale e generazionale. Anche il mondo del lavoro è in evoluzione, ed emergono nuove priorità. Le stampanti multifunzione bizhub i-Series di Konica Minolta rispondono ai cambiamenti con nuove funzioni ed efficaci sistemi per la sicurezza, senza tuttavia rinunciare alla facilità d’uso, e offrono una soluzione di stampa senza compromessi. Sono strumenti che permettono di svolgere il proprio lavoro e raggiungere i propri obiettivi. La nuova bizhub i-Series di Konica Minolta è stata studiata per affrontare il futuro con gli strumenti adeguati.
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