La digitalizzazione dei documenti è una parte fondamentale del programma di trasformazione digitale di qualsiasi organizzazione. È una tendenza che è stata accelerata dalla pandemia, in quanto le organizzazioni si sono affrettate a migrare da file e documenti cartacei a file e documenti elettronici scansionati, in modo che le persone che lavorano da casa potessero accedere e condividere più facilmente le informazioni e collaborare sui documenti.
Ma quante organizzazioni hanno continuato a insistere sulle firme scritte a mano ("firme a inchiostro umido") su documenti come i contratti? Questo pone particolari problemi quando un documento deve essere firmato da più persone, ognuna delle quali può lavorare in una sede diversa. In genere, ciò significa che ciascuno deve firmare l'originale cartaceo e poi spedirlo al firmatario successivo; oppure firmare e scansionare il documento, quindi inviarlo via e-mail al firmatario successivo, che deve stampare, firmare e scansionare nuovamente il documento prima di inviarlo via e-mail.
Entrambi gli approcci comportano una miriade di rischi, tra cui:
- Rischi per la sicurezza delle informazioni: quando le informazioni contrattuali o altre informazioni riservate vengono condivise in modo non sicuro, potrebbero andare perse, essere smarrite o viste da persone non autorizzate.
- Ritardi nei processi - il tempo necessario per far circolare il documento per la firma potrebbe comportare la perdita di affari, di assunzioni o di altre opportunità.
Per questo motivo, per rendere la firma dei documenti un processo più efficiente e sicuro in un mondo sempre più digitale, le organizzazioni adottano sempre più spesso soluzioni di firma elettronica (e-signature).
Cosa si intende per firma elettronica?
Una firma elettronica (e-signature) è un'indicazione elettronica dell'intenzione di una persona di accettare il contenuto di un documento o di un insieme di dati a cui la firma si riferisce. Proprio come una firma autografa nel mondo offline, la firma elettronica è un concetto legale che cattura l'intenzione del firmatario di essere vincolato dai termini del documento firmato.
Qual è la differenza tra firma elettronica e firma digitale?
I due termini sono spesso usati in modo intercambiabile, ma è importante distinguerli. La Commissione europea fornisce queste definizioni.
Firma elettronica: concetto giuridico definito nel regolamento UE eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) come "dati in forma elettronica allegati o logicamente associati ad altri dati in forma elettronica e utilizzati dal firmatario per firmare".
Firma digitale: concetto matematico e crittografico ampiamente utilizzato per fornire esempi concreti e pratici di firma elettronica.
Per le transazioni elettroniche nel mercato unico europeo, il regolamento eIDAS definisce tre livelli di firma elettronica.
1 Firma elettronica semplice
Questo termine (non utilizzato ufficialmente da eIDAS) si riferisce a qualsiasi tipo di firma elettronica che non soddisfa i criteri delle firme elettroniche avanzate o qualificate (vedi sotto).
La firma elettronica semplice è il tipo di firma elettronica più comune perché è facile da usare. Ad esempio, scrivere semplicemente il proprio nome sotto un'e-mail può costituire una firma elettronica. Una firma elettronica semplice può essere rafforzata e acquisire maggior valore legale se il firmatario deve utilizzare un ulteriore passaggio di autenticazione, come un codice ricevuto via SMS.
2 Firma elettronica avanzata (AES o AdES)
Si tratta di una firma elettronica legalmente vincolante che identifica in modo univoco il firmatario e offre una forte sicurezza.
In particolare, una AES identifica se i dati sono stati manomessi dopo la firma, il che invaliderebbe la firma. Questa caratteristica è essenziale per rendere la firma legalmente vincolante. L'infrastruttura a chiave pubblica (PKI) è la tecnologia più utilizzata per fornire questa caratteristica di sicurezza.
3 Firma elettronica qualificata (QES)
È più forte di una firma elettronica avanzata perché è in più:
creata da un dispositivo per la creazione di firme qualificate in possesso del firmatario (in genere una carta SIM, una smartcard o una chiavetta USB) o gestita da un provider cloud autorizzato basata su un certificato qualificato per le firme elettroniche rilasciato da un fornitore di servizi fiduciari qualificato
Quale tipo di firma elettronica è adatto alla mia azienda?
Le firme elettroniche possono essere utilizzate in un'ampia gamma di situazioni e i diversi tipi di firma saranno più o meno appropriati in ciascuna di esse.
Le firme elettroniche semplici sono generalmente adatte per firmare documenti quali:
- Alcuni documenti relativi alle risorse umane, come gli accordi di non divulgazione (NDA), le comunicazioni sulla privacy e altri processi di inserimento dei dipendenti.
- Accordi commerciali tra entità aziendali, tra cui NDA, ordini di acquisto, conferme d'ordine, fatture e rapporti di installazione.
- Accordi con i consumatori, compresi i documenti di apertura di un conto al dettaglio, le condizioni di vendita, i termini di servizio, le conferme d'ordine e le fatture.
Le firme elettroniche avanzate saranno più adatte quando si tratta di grandi transazioni finanziarie o per firmare documenti che possono presentare una posta in gioco legale significativa.
Poiché i loro effetti legali sono equivalenti a quelli delle firme autografe, le firme elettroniche qualificate possono essere utilizzate in molte situazioni (anche transfrontaliere) in cui altrimenti si utilizzerebbe la firma autografa, come ad esempio nei contratti di lavoro, assicurativi e di altro tipo; nelle transazioni finanziarie come l'e-commerce e l'online banking; e nelle procedure amministrative come le dichiarazioni fiscali, le interazioni con le autorità di assicurazione sanitaria e le richieste di certificati di nascita.
Se la vostra organizzazione intende passare alla firma elettronica, dovrete scegliere il tipo di firma elettronica che soddisfi le vostre esigenze, che bilanci la sicurezza con l'esperienza dell'utente e che garantisca la validità legale della firma elettronica. Dovrete tenere conto del contesto legale e normativo in cui operate, tenendo presente che alcuni casi d'uso potrebbero non essere compatibili con qualsiasi forma di firma elettronica. Inoltre, dovrete eseguire un'analisi dei rischi e delle opportunità. Questo potrebbe portarvi a scegliere approcci diversi alla firma elettronica in base allo scopo, al valore e al livello di rischio dei diversi tipi di transazione.
Vantaggi dell'adozione della firma elettronica
Oltre a facilitare la firma dei documenti da parte di firmatari remoti, dispersi e indipendenti dalla sede, l'adozione di una soluzione software di firma elettronica offre una serie di altri vantaggi.
Secondo una ricerca di DocuSign, la maggiore sicurezza è citata come il principale vantaggio aziendale. Inoltre, se si confronta la velocità e la semplicità della firma elettronica con la stampa e la logistica associate all'acquisizione di più firme su un contratto o un altro documento, si ottiene un risparmio di tempo e di costi. Una raccolta di firme più efficiente può a sua volta consentire un adempimento più rapido dei rapporti contrattuali e quindi aiutarvi a fornire un servizio migliore a clienti, partner e fornitori.
Quando i documenti firmati elettronicamente vengono anche memorizzati e archiviati elettronicamente, è possibile liberare spazio in ufficio e risparmiare sui costi rispetto all'archiviazione dei documenti fisici. Inoltre, è più facile per gli utenti autorizzati - indipendentemente da dove si trovino - recuperare i documenti da archivi elettronici ricercabili.
Il passo successivo: la gestione digitale dei contratti
Una volta deciso di procedere con la firma elettronica, dovrete scegliere e implementare una soluzione software adatta che possa essere utilizzata su diversi dispositivi. A seconda dei vostri processi e del volume di contratti che la vostra azienda deve creare e firmare, potrebbe essere opportuno prendere in considerazione una soluzione di gestione digitale dei contratti che incorpori i flussi di lavoro della firma elettronica.
Una soluzione di gestione digitale dei contratti può aiutarvi a ridurre gli errori di creazione dei contratti e i costi amministrativi e legali. Fornisce una migliore visione d'insieme di tutti i contratti, aiutandovi a tenere traccia delle scadenze critiche e dei periodi contrattuali, a evitare estensioni indesiderate dei contratti e a migliorare le prestazioni e le negoziazioni con i fornitori. La soluzione può anche aiutarvi a migliorare ulteriormente la sicurezza delle informazioni, eliminando il rischio che i contratti cartacei vadano persi o smarriti e dandovi un controllo più stretto su chi può vedere e lavorare con i contratti.
Con una soluzione di gestione digitale dei contratti, il ruolo della gestione dei contratti può essere trasformato da una necessità amministrativa a un fattore di miglioramento delle prestazioni aziendali.
Pronti a iniziare?
Se siete pronti a iniziare con le firme elettroniche, il primo passo è definire i vostri requisiti e capire quale tipo di soluzione di firma elettronica vi serve per soddisfare i requisiti legali, normativi e operativi. Nell'ambito del processo decisionale, valutate se una soluzione di gestione digitale dei contratti possa contribuire a rendere la firma elettronica ancora più efficiente e a fornire ulteriori vantaggi aziendali.
Assicuratevi di lavorare con un fornitore che offra esperienza e una gamma di soluzioni tra cui scegliere, e che sia in grado di integrare la soluzione scelta negli strumenti di produttività esistenti.