Per gestione documentale si intende l'insieme di attività e processi volti a organizzare, conservare e condividere i documenti aziendali in modo efficiente e in linea con la normativa. Uno dei suoi principali obiettivi è rendere i documenti facilmente accessibili e recuperabili, riducendo al minimo (o eliminando completamente) le operazioni manuali. In un ambiente sempre più digitale, l'automatizzazione e la digitalizzazione dei documenti aziendali sono diventati servizi di primaria importanza.
La gestione documentale si riferisce alla corretta amministrazione di un documento nel suo ciclo di vita completo, dalla sua creazione alla conservazione. La gestione documentale riguarda diverse tipologie di documenti, di cui mira ad acquisire e conservare le informazioni in modo efficiente e sicuro.L'automatizzazione della gestione documentale è il processo di utilizzo di soluzioni software per semplificare e ottimizzare le attività legate alla gestione dei documenti. Questo può includere l'automazione dei flussi di lavoro, la creazione di regole e procedure per la gestione dei documenti, l'utilizzo di tecnologie come l'intelligenza artificiale e il machine learning per automatizzare la classificazione e l'indicizzazione dei documenti.
La digitalizzazione dei documenti aziendali è la conversione dei documenti cartacei in formati digitali, per una loro più efficiente archiviazione e gestione. La digitalizzazione dei documenti offre numerosi vantaggi, come la riduzione dello spazio dedicato all'archiviazione, la facilità di accesso e ricerca dei documenti, e la possibilità di condividerli in modo sicuro.L'archiviazione dei documenti, sia essa cartacea o digitale, va effettuata secondo la normativa in modo da tutelare l’azienda da possibili controversie. La gestione documentale nel mondo digitale moderno richiede quindi un approccio olistico che integri la compliance normativa con l’innovazione tecnologica. La conservazione digitale a norma rappresenta quindi uno strumento essenziale per assicurare sia la compliance sia la gestione efficiente dei documenti, consentendo una rapida reperibilità.
Un sistema di gestione documentale può essere utilizzato per gestire una vasta gamma di documenti aziendali. Alcuni esempi comuni includono:
- contratti
- fatture
- note spese
- documenti progettuali
- report
- manuali
- brochure e materiali marketing
- politiche e procedure aziendali
- e-mail
- documenti contabili
- documenti legali
Grazie a un sistema di gestione documentale, questi documenti possono essere facilmente organizzati, tracciati e condivisi tra i membri del team, secondo le rispettive autorizzazioniLa gestione documentale offre numerosi vantaggi per le aziende. Vediamo i principali:
Con una solida gestione documentale, è possibile organizzare i documenti aziendali in modo coerente e strutturato. Questo consente un rapido recupero delle informazioni quando necessario, evitando la dispersione di tempo alla ricerca di informazioni cruciali. Inoltre, grazie alla digitalizzazione, è possibile avere accesso ai documenti da diversi dispositivi, come computer, tablet e smartphone.La digitalizzazione documentale facilita la collaborazione tra i membri del team aziendale. Diversi utenti possono accedere contemporaneamente ai documenti, apportare modifiche e tenere traccia delle versioni precedenti. Ciò promuove la condivisione delle informazioni e il lavoro di squadra più efficiente.
La gestione documentale offre strumenti per garantire l'integrità dei documenti e ridurre al minimo gli errori. Ad esempio, i sistemi di gestione documentale consentono di definire regole di autorizzazione per l'accesso e tracciano tutte le modifiche apportate. In questo modo, è possibile evitare la generazione di documenti duplicati o la modifica non autorizzata.
La conservazione dei documenti in formato digitale consente di migliorare la sicurezza delle informazioni aziendali. I sistemi di gestione documentale offrono funzionalità di controllo degli accessi e di crittografia dei documenti, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i file. Inoltre, la conservazione digitale permette di preservare l'integrità dei documenti nel tempo e di rispettare le normative legali.
La gestione documentale può essere suddivisa in tre fasi principali:
- formazione
- gestione
- conservazione.
La formazione è la fase iniziale del processo di gestione documentale, che consiste nel creare un sistema di classificazione e catalogazione dei documenti.
La corretta classificazione dei documenti permette di organizzare e rintracciare facilmente le informazioni desiderate, facilitando il flusso di lavoro e riducendo il tempo necessario per cercare documenti specifici. Inoltre, una classificazione accurata favorisce la tracciabilità documentale, agevolando la gestione delle versioni, delle revisioni e delle eventuali modifiche apportate ai documenti nel corso del loro ciclo di vita.
La catalogazione dei documenti, invece, consiste nell'assegnare metadati rilevanti a ciascun documento, al fine di consentirne l'identificazione, il recupero e la conservazione nel sistema di gestione. I metadati includono informazioni come il titolo del documento, l'autore, la data di creazione, il tipo di documento e altre informazioni pertinenti.
La gestione è la fase successiva, che prevede l’organizzazione dei documenti in base alle loro caratteristiche e alla loro importanza. Durante la fase di gestione, è importante mantenere la tracciabilità dei documenti e controllare le attività che li coinvolgono. Ciò include il monitoraggio delle modifiche o delle azioni effettuate sui documenti, come l'aggiornamento, la revisione o l'approvazione. Inoltre, è importante prendere in considerazione la condivisione dei documenti sia all'interno che all'esterno dell'azienda, garantendo che questa avvenga solo attraverso canali sicuri.
Infine, la conservazione è l’ultima fase del processo di gestione documentale, che consiste nel mantenere i documenti in modo sicuro. Durante la fase di conservazione, i documenti devono essere protetti dalla manomissione, dal deterioramento e dalla perdita. A tal fine, è bene utilizzare per la conservazione dei portali conformi alle linee guida AgiD.
Con Digital Easy, Konica Minolta offre una gamma completa di soluzioni per la digital transformation aziendale.
Digital Easy è una piattaforma intuitiva e affidabile che consente di acquisire, archiviare, organizzare e condividere i documenti in modo efficiente. Grazie alle sue funzionalità avanzate, Digital Easy semplifica il processo di gestione documentale e aiuta la tua azienda a migliorare l'efficienza e la produttività.
Nello specifico, Digital Easy di Konica Minolta permette di:
- digitalizzare e semplificare i processi aziendali
- semplificare le note spese e la contabilità con Digital Easy Expense
- creare, gestire e mantenere i contratti con Digital Easy Contract
- firmare i documenti da qualsiasi luogo con Digital Easy Sign Book
- archiviare e conservare a norma i documenti aziendali con Digital Easy Archive
- digitalizzare il ciclo passivo di fatturazione con Digital Easy Procure to Pay
- automatizzare la creazione di documenti a dato variabile con Digital Easy Autodoc
Innovare nella gestione dei documenti può portare a un miglioramento significativo dell'efficienza aziendale e della produttività complessiva.
Una soluzione di archiviazione e conservazione progettata per garantire la sicurezza dei documenti e la facilità di accesso. Grazie a Digital Easy Archive, Konica Minolta offre funzionalità avanzate per indicizzare e recuperare i documenti, e per conservarli a norma di legge. Digital Easy Archive consente quindi una completa digitalizzazione dell’archivio di documenti aziendali con valenza legale. Documenti come:
- fatture attive e passive
- contratti aziendali
- messaggi di posta elettronica PEC e REM
- cedolini dei dipendenti
- documenti fiscali
- note spese
- modelli di pagamento F24
- bilanci di esercizio
Questo tipo di archiviazione e gestione documentale permette di:
- risparmiare tempo (per chi deve recuperare le informazioni)
- ridurre costi (per l’utilizzo e la conservazione del cartaceo)
- abbattere rischi (legali e fiscali per la mancata conservazione di documenti rilevanti)
- gestire in modo efficace (mobilità e smart working)
- aumentare sicurezza (rispetto alla conservazione delle informazioni)
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