Per gestione documentale si intende l'insieme di attività e processi volti a organizzare, conservare e condividere i documenti aziendali in modo efficiente e in linea con la normativa. Uno dei suoi principali obiettivi è rendere i documenti facilmente accessibili e recuperabili, riducendo al minimo (o eliminando completamente) le operazioni manuali. In un ambiente sempre più digitale, l'automatizzazione e la digitalizzazione dei documenti aziendali sono diventati servizi di primaria importanza.
Gestione Documentale, tra automazione e digitalizzazione dei documenti aziendali
Automatizzazione della gestione
Digitalizzazione dei documenti aziendali
Conformità con la normativa e conservazione a norma
Quali documenti vengono gestiti tramite il sistema di gestione documentale?
Un sistema di gestione documentale può essere utilizzato per gestire una vasta gamma di documenti aziendali. Alcuni esempi comuni includono:
- contratti
- fatture
- note spese
- documenti progettuali
- report
- manuali
- brochure e materiali marketing
- politiche e procedure aziendali
- documenti contabili
- documenti legali
I principali vantaggi di una efficace gestione documentale per la tua azienda
Organizzazione e Accessibilità
Collaborazione nel team aziendale
Riduzione degli errori di autorizzazioni e accessi
Sicurezza delle informazioni aziendali
Le fasi della gestione documentale: formazione, gestione, conservazione
- formazione
- gestione
- conservazione.
Servizi e soluzioni per la gestione documentale: Digital Easy di Konica Minolta
- digitalizzare e semplificare i processi aziendali
- semplificare le note spese e la contabilità con Digital Easy Expense
- creare, gestire e mantenere i contratti con Digital Easy Contract
- firmare i documenti da qualsiasi luogo con Digital Easy Sign Book
- archiviare e conservare a norma i documenti aziendali con Digital Easy Archive
- digitalizzare il ciclo passivo di fatturazione con Digital Easy Procure to Pay
- automatizzare la creazione di documenti a dato variabile con Digital Easy Autodoc
Digital Easy Archive, tutti i vantaggi di un software di archiviazione documenti
- fatture attive e passive
- contratti aziendali
- messaggi di posta elettronica PEC e REM
- cedolini dei dipendenti
- documenti fiscali
- note spese
- modelli di pagamento F24
- bilanci di esercizio
- risparmiare tempo (per chi deve recuperare le informazioni)
- ridurre costi (per l’utilizzo e la conservazione del cartaceo)
- abbattere rischi (legali e fiscali per la mancata conservazione di documenti rilevanti)
- gestire in modo efficace (mobilità e smart working)
- aumentare sicurezza (rispetto alla conservazione delle informazioni)