M-Files

Semplice da implementare

• Non è necessario spostare, migrare o convertire i dati
• Nessuna preparazione, organizzazione o categorizzazione anticipata dei file
• Nessun bisogno di programmazione o di integrazione personalizzata
• Implementazione rapida, il valore è percepito immediatamente.

Interfaccia utente uniforme

• Gestisci i file da qualsiasi sistema o repository utilizzando un’unica interfaccia indipendentemente dal dispositivo in uso (dispositivi mobile, applicazione Web, client desktop).

Single sign-in

• Accesso a tutte le informazioni da un unico punto di accesso, indipendentemente dall’origine dei dati.

Personalizzazione dei risultati

• Crea ambiti personalizzati, salvando file preferiti e tag
• Crea configurazioni di ricerca per ottenere risultati specifici
• Salva i preferiti per tenere traccia dei file più importanti
• Tagga i tuoi risultati con etichette personali in modo che possano essere trovati di nuovo rapidamente.

Il valore dei Metadati

• Capace di gestire dati strutturati e non strutturati
• I metadati vengono arricchiti utilizzando suggerimenti di metadati automatici
• L’intelligenza artificiale (AI) semplifica l’indicizzazione dei dati, proponendo automaticamente attributi di metadati come classe, tipo, cliente, progetto e caso.

Integrazione con Active Directory

• Ciò che viene mostrato si basa sui diritti di accesso dell’utente
• Autorizzazione degli accessi gestita automaticamente
• Accesso sicuro: le autorizzazioni si basano su ciò che è archiviato in un file
• L’integrazione di Active Directory di M-Files applica automaticamente le modifiche organizzative ai singoli utenti in base a nuovi ruoli e attività.

Motore OCR e ICR

• I dati vengono estratti da documenti acquisiti tramite OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), codici a barre, codici patch e ICR (riconoscimento intelligente dei caratteri). L’accuratezza è garantita dall’applicazione di regole di verifica.

Flussi di lavoro intelligenti

• Gestione intelligente dei workflow, con gestione dei ruoli e controllo delle scadenze.

Collaborazione

• Consente di condividere i contenuti con colleghi e partner esterni in modo rapido e semplice
• Funzione di creazione condivisa rapida e semplice
• Gestione automatica delle versioni dei documenti
• Con il controllo delle versioni sai con certezza che il documento a cui accedi è la versione più recente
• Consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file senza duplicare il contenuto.

Funzione offline

• M-Files può essere utilizzato anche senza connessione internet
• Il programma consente di lavorare in modalità offline durante la visualizzazione, la modifica e il salvataggio di documenti
• Non appena la rete sarà nuovamente disponibile, i dati modificati verranno automaticamente aggiornati.

Anteprima nei risultati di ricerca

• Visualizza in anteprima i documenti all’interno dell’applicazione di ricerca (inclusi documenti di testo, immagini ed e-mail)
• Non scaricare più file potenzialmente danneggiati e risparmia tempo.

Struttura modulare

• I componenti possono essere aggiunti, rimossi e modificati rapidamente e facilmente
• Sistema semplice da installare, gestire e aggiornare
• Facile da configurare.

• È guidato dai metadati (cosa vs dove)
• Può essere implementato in modo flessibile in cloud, on-premises o in formato ibrido
• È semplice, ma altamente configurabile per garantire il supporto di tutti i processi aziendali
• È integrato con Windows e si può integrare rapidamente e facilmente con altri software
• È accessibile da qualunque dispositivo
• Ha aggiornamenti automatici
• È regolato dai più elevati standard di qualità
• Offre archiviazione nel pieno rispetto della normativa sulla protezione dei dati (GDPR).

Fatture

• Gestisce ed elabora fatture e ricevute, ordini di acquisto, bilanci e documenti fiscali, aumentando l’efficienza operativa e minimizzando i rischi.
• Automatizza e monitora la revisione e l’approvazione delle fatture e altri processi aziendali finanziari, garantendo che le fatture vengano pagate in tempo.

Contratti

• Organizza i contratti in modo sicuro, garantendo che le persone giuste possano accedere alla versione giusta di qualsiasi contratto in modo rapido e semplice, indipendentemente dalla loro posizione e dal dispositivo utilizzato.

Documenti

• Il sistema di controllo delle autorizzazioni consente agli utenti di accedere istantaneamente ai file da qualsiasi dispositivo, garantendo al contempo il controllo della versione ed evitando qualsiasi duplicazione del contenuto.

Enterprise Content Management

• Gestisce tutti i contenuti aziendali, indipendentemente dal formato o dall’origine. Converte i dati non gestiti in dati gestiti in pochi minuti.

Qualità e Compliance

• Gestisce i processi di audit, le procedure operative standard (SOP), i rapporti di non conformità e le azioni correttive e preventive (CAPA); particolarmente utile per le aziende in settori altamente regolamentati.

Project Management

• Definisce regole semplici per la visibilità dei contenuti, le scadenze delle attività e le responsabilità, semplificando il processo di gestione del progetto nel suo insieme.

Record e Anagrafiche

• Gestisce i record dalla loro creazione fino all’eventuale archiviazione o eliminazione.

Sales and Marketing Automation

• Si integra col CRM in uso per creare collegamenti a contenuti critici come proposte, presentazioni, contratti, ordini d’acquisto, fatture, preventivi ed e-mail.

Risorse Umane

• Gestisce e monitora le assunzioni, la formazione, la valutazione delle performance, gli stipendi e i benefit per massimizzare l’efficienza operativa e l’informazione; protegge i dati sensibili.

Formazione

• Tiene traccia della formazione gestendo i requisiti di apprendimento del personale, le certificazioni e altre attività di training.

• Ti aiuta a trovare le informazioni velocemente, permettendoti di prendere decisioni consapevoli basate sui dati più recenti
• Ti consente di accedere a tutti i dati rilevanti, da fonti diverse, utilizzando un’unica piattaforma
• Ti permette di ridurre i costi, accedendo rapidamente alle informazioni strategiche
• Ti offre una gestione è semplice e intuitiva
• È scalabile
• È altamente flessibile, grazie alle applicazioni mobile per iOS e Android e alla possibilità di lavorare offline
• Ha un’interfaccia utente uniforme, indipendentemente dal dispositivo
• Promuove la collaborazione tra reparti
• Aumenta la produttività della tua azienda, creando flussi di lavoro veloci e trasparenti
• Ti consente un ritorno sull’investimento rapido = profitti rapidi.