SOLUZIONE INTELLIGENTE PER LA GESTIONE DELLE SPESE AZIENDALI

SEMPLICE, SICURO, PAPERLESS.


LA NOTA SPESE DIGITALE: SEMPLICE, SICURA, PAPERLESS.

Le note spese possono essere un problema, sia per le persone che le creano, sia per quelle che le gestiscono. 


Il processo tipico della gestione della nota spese si avvale del formato cartaceo per registrare, giustificare e supervisionare le spese. Konica Minolta ti permette di digitalizzare l’intero processo: dalla creazione della nota spese, alla sua approvazione, contabilizzazione e archiviazione.

 

Con la gestione digitale della nota spese puoi dire addio alla carta e a tutte le attività manuali legate al processo tradizionale.

BENEFICI DELLA NOTA SPESE DIGITALE

BENEFICI DELLA NOTA SPESE DIGITALE

Risparmio di costi
 

 

  • Ottimizzazione dei pagamenti.

  • Controllo e prevenzione delle frodi.

  • Recupero dell’IVA.

  • Economicità della piattaforma, non richiede infrastruttura IT. 

  • Dati reali, gestiti in modo intelligente, con cui intraprendere azioni correttive.

Maggiore produttività
 

 

  • Razionalizzazione e automazione dei processi. 

  • Tempi di gestione ridotti.

  • Localizzazione immediata di fatture e dati.

  • Processo decisionale semplificato.

  • Ambiente digitale accessibile da qualsiasi luogo.

Integrazione rapida
 

 

  • Contabilizzazione automatica grazie a integrazione con sistema ERP.

  • Integrazione automatica con i report di carte di credito per controllo e conciliazione immediata.

  • Facile da utilizzare, permette una rapida adozione degli utenti.

  • Archiviazione digitale sostitutiva a norma.

Soddisfazione dei dipendenti
 

 

  • Creazione e invio di note spese in modo semplice e rapido, senza stress.

  • Rimborso delle spese rapido e puntuale.

  • Facilità d’uso degli strumenti digitali e mobili così da consentire una maggiore attenzione al lavoro più importante.

SEMPLICE, SICURA, PAPERLESS

SEMPLICE, SICURA, PAPERLESS

Il servizio prevede la digitalizzazione dell’intero processo e si basa sulla piattaforma Captio di Emburse, azienda leader mondiale nella gestione delle spese. Grazie a tool esclusivi di Konica Minolta, è possibile l’integrazione automatica con sistemi ERP, la riconciliazione bancaria con gestori di carte di credito e l’archiviazione digitale sostitutiva a norma approvata dall’Agenzia delle Entrate.

L’architettura Cloud basata su MS Azure e la Certificazione ISO 27001 garantiscono elevati standard di sicurezza e il pieno rispetto del GDPR.

 

COME FUNZIONA

COME FUNZIONA
​​

     Creazione
     Smartphone alla mano, il dipendente scatta una foto allo scontrino ogni volta che effettua una spesa. L’app legge automaticamente le informazioni sullo scontrino. L'intero processo viene gestito tramite il cellulare, le informazioni sono archiviate nel cloud.Quando è il momento di compilare la nota spese basta fare clic e… fatto! Il dipendente non ha perso neanche un minuto.

 

   
    Approvazione

    Il supervisore riceve le note spese digitalmente in un unico sistema con accesso facile e sicuro.Tutte le note spese vengono filtrate automaticamente. I casi anomali vengono contrassegnati con un alert. Il supervisore analizza i casi anomali risolvendoli direttamente con la persona interessata, nel rispetto della policy aziendale. Il supervisore può controllare in modo scrupoloso ogni spesa e accertarsi che la travel policy sia stata rispettata.Il sistema associa automaticamente i pagamenti dell'estratto conto delle carte di credito al relativo scontrino inserito nella nota spese.

 


    Contabilizzazione
     
Le informazioni sulle spese vengono inserite automaticamente in qualsiasi sistema contabile e viene effettuato il rimborso.

 


    Archiviazione
    
Non è necessario conservare le ricevute e gli scontrini cartacei, in quanto tutto è disponibile e consultabile digitalmente. Il sistema è integrato con archiviazione digitale sostitutiva a norma di legge. In qualsiasi momento è facile recuperare le informazioni e i giustificativi desiderati.

 

FACILITA IL TUO LAVORO CON CAPTIO, LA SOLUZIONE INTELLIGENTE PER LA GESTIONE DELLE SPESE

Con Captio è possibile integrare il processo di gestione delle spese in un unico flusso di lavoro senza carta ed eliminare i processi manuali, prevenendo le frodi.

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Automazione del processo

Le spese possono essere aggregate in report che, dopo essere stati inviati, passano attraverso un processo di approvazione. L’applicazione crea notifiche automatiche per gli attori coinvolti in questo processo, il che lo rende più semplice e veloce. 

 

Spese digitali

Cattura le spese tramite l’applicazione direttamente dallo smartphone. La tecnologia di Captio convertirà l’immagine in testo per digitalizzare le informazioni. È inoltre possibile personalizzare le categorie per semplificare la classificazione individuale di ciascuna spesa.  

 

Gestione di team e reparti

Personalizza Captio in base alle esigenze della tua azienda: crea gruppi con spese specifiche e semplici processi di approvazione.  

 

SOLUZIONE INTELLIGENTE PER LA GESTIONE DELLE SPESE AZIENDALI

SOLUZIONE INTELLIGENTE PER LA GESTIONE DELLE SPESE AZIENDALI

Funzionalità

   

   

Icona Attività principali
Creazione di report
Icona Usabilità
Classificazione per categorie di spesa
Icona lavoro di squadra

Assegnazione di gruppi di utenti

Icona lavoro di squadra

Definizione di un amministratore del flusso di cassa

Icona Personalizzazione

Personalizzazione dei campi

Icona Velocità

Flussi di approvazione

Icona Velocità

Notifiche automatiche

Icona Scansione

Scansione da MFP Konica Minolta

Icona lavoro di squadra

Delega utenti

Tariffe chilometriche comuni

Gestione del chilometraggio

Riconciliazione bancaria

Icona lavoro di squadra

Richieste di viaggio

Icona Copia

OCR altamente affidabile

Metodi di pagamento

Richieste di anticipo

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