BILLA è la prima catena di vendita al dettaglio internazionale in Bulgaria, che offre un'ampia gamma di prodotti alimentari e beni di consumo. La catena è presente sul mercato bulgaro da oltre 21 anni e continua a sviluppare con successo la propria rete di vendita e ad aggiornare le offerte ai propri clienti. È ben posizionata e attualmente ha oltre 145 negozi in 45 città del paese. BILLA è riconosciuta come uno dei marchi di shopping preferiti in Bulgaria da diversi anni. È ben nota sul mercato come azienda socialmente responsabile che supporta importanti cause e iniziative locali e nazionali, aiutando vari gruppi sociali nella società e la protezione ambientale.
Grazie alla nostra partnership con Konica Minolta e alla piattaforma M-Files da loro implementata con successo, gestiamo i nostri contratti con maggiore efficienza, risparmiamo tempo e spazio e abbiamo accesso immediato a tutta la nostra documentazione in un archivio digitale. La piattaforma ottimizza significativamente il flusso di lavoro in ogni fase del ciclo di vita del contratto, dalla stesura della prima bozza, al coordinamento con diversi dipartimenti, fino all'archiviazione
Ivan Mindilikov
Head of IT, Billa Bulgaria
I contratti costituiscono le fondamenta di ogni attività. Influenzano ogni livello dell'organizzazione e molte delle operazioni quotidiane di ogni azienda. Il problema è che alle grandi organizzazioni la loro gestione comporta importanti costi e un enorme impiego di tempo. I contratti vengono spesso archiviati solo come copie cartacee. Inoltre, le parti contraenti sono spesso in più reparti (legale, vendite, marketing, contabilità, ecc.), che spesso conservano e archiviano le proprie copie di un contratto, con conseguenti problemi nell'avere diverse versioni di questi contratti. Anche tenere traccia dei termini e delle condizioni nei contratti è una grande sfida, che può portare a errori e perdita di tempo. Tali criticità sono il motivo per cui il team di BILLA Bulgaria ha cercato una soluzione per automatizzare e digitalizzare il processo di gestione dei contratti. I dipendenti dell'azienda spesso affrontano le seguenti difficoltà:
Elaborazione manuale di un volume significativo di documenti, con conseguente consumo di un'enorme quantità di carta.
Mancanza di automazione: porta a un monitoraggio dispendioso in termini di tempo dell'ultima versione dei contratti e ostacola il monitoraggio e il controllo dei processi.
Un volume enorme di contratti su carta, che può portare a ritardi nei processi di coordinamento dei contratti tra parti separate.
BILLA Bulgaria si è rivolta a Konica Minolta per implementare una soluzione che consentisse una gestione più efficiente dei contratti e lo sviluppo di un archivio digitale. Il processo digitale si basa sulla piattaforma M-Files. Uno dei risultati più importanti e rapidamente ottenuti dall'implementazione della piattaforma è l'eliminazione dell'elaborazione manuale e la riduzione al minimo dello spazio di archiviazione dei documenti cartacei. La digitalizzazione dei processi ha portato a una gestione più semplice e veloce dell'intero ciclo di vita di ogni contratto, dalla stesura, al coordinamento, all'approvazione, all'esecuzione, all'attivazione e infine alla sua archiviazione. È stato introdotto un archivio digitale per ottimizzare il processo di archiviazione ed estrazione dei dati dei documenti, che ha consentito un accesso rapido e semplice a tutti i contratti e documenti che ora sono archiviati in un unico database centralizzato. La sfida del coordinamento lento e difficile sulla firma manuale è stata superata con l'integrazione di M-Files con la firma elettronica.
Ricerca e condivisione facile e veloce di informazioni sui vari contratti
Automazione del processo di gestione dei contratti: termini di approvazione più brevi ai diversi livelli
Tracciamento semplice di qualsiasi modifica e ultima versione dei documenti sempre in evidenza
Notifiche via e-mail di qualsiasi scadenza contrattuale
Sviluppo di un archivio digitale sicuro
Opzione di firma elettronica integrata
La partnership tra BILLA Bulgaria e Konica Minolta continua anche con il progetto di digitalizzazione e automazione dei processi di gestione degli ordini e dei documenti presso vari punti vendita.