GESTIONE EFFICIENTE IN DIGITALE DEI FASCICOLI PERSONALI

Tempi di elaborazione dei documenti ridotti fino al 70% presso NTT Data Romania

NTT DATA utilizza la tecnologia per creare nuovi paradigmi e valori, che contribuiscono a creare una società più ricca e armoniosa. L'azienda supporta i clienti nella loro trasformazione digitale attraverso un ampio portafoglio di consulenza, applicazioni, infrastrutture e processi aziendali, modernizzazione IT e servizi gestiti, nonché una profonda competenza del settore e fornisce risultati misurabili che soddisfano o superano ogni aspettativa.
L'innovazione è al centro della loro attività, pertanto ricercano continuamente tecnologie avanzate e lavorano costantemente su idee innovative per rispondere alle esigenze dei clienti.
NTT DATA Romania desiderava gestire i documenti dei propri dipendenti in modo più efficiente e ha deciso di utilizzare M-Files e Document Navigator di Konica Minolta per automatizzare il più possibile i propri processi di gestione dei documenti.
I nuovi processi hanno ridotto il tempo di elaborazione dei documenti fino al 70%.

 

SFIDA

La risorsa più importante di un'azienda è la sua risorsa umana. Il modo in cui trattiamo, formiamo e premiamo i nostri dipendenti dice tutto sugli obiettivi che ci siamo prefissati e su come possiamo adattarci al mercato in cui operiamo.
Gestire più di 2.000 dipendenti può essere una sfida per qualsiasi azienda, soprattutto dal punto di vista del dipartimento delle risorse umane (HR). Ogni dipendente ha un fascicolo personale con un numero impressionante di documenti: contratto di lavoro, appendici contrattuali, controlli medici regolari, valutazioni, documenti didattici, CV, ecc.
Come gestirli, a partire dal primo giorno di lavoro e continuando con tutti i documenti generati durante la vita lavorativa del dipendente, è estremamente complesso.
NTT DATA Romania ha posto a Konica Minolta la seguente sfida: come possiamo gestire i documenti dei dipendenti in modo più efficiente?
Dopo le discussioni, la conclusione principale è stata che il processo di gestione dei documenti deve essere il più automatizzato possibile, soprattutto nella fase iniziale, quando NTT DATA aggiunge nuovi documenti al fascicolo del dipendente.
Inoltre, l'accesso alle informazioni riservate di ogni dipendente deve essere conforme ai requisiti legali e alle procedure di lavoro interne di NTT DATA Romania e, allo stesso modo, le persone incaricate di lavorare con questi documenti devono avere un accesso rapido e sicuro.

 

• Organizzazione molto strutturata: oltre 2.000 dipendenti
• Grande volume di documenti e informazioni all'interno dell'azienda che richiedono tempi di elaborazione e amministrazione brevi
• Adattamento del processo di lavoro sui documenti alle esigenze attuali e utilizzo di tecnologie all'avanguardia per aumentare la produttività

 

SOLUZIONE

 

M-Files è una soluzione di gestione dei documenti in grado di archiviare qualsiasi tipo di file elettronico, offrendo archiviazione, ricerca e recupero avanzati delle informazioni all'interno dell'azienda.
Document Navigator  è una soluzione intelligente di acquisizione, elaborazione e distribuzione di documenti sia cartacei che elettronici.
Il flusso di lavoro basato sulle soluzioni M-Files e Document Navigator si basa su:

 

• Implementazione di un flusso di lavoro di scansione dei documenti, tramite Document Navigator, direttamente nella soluzione di archiviazione elettronica M-Files

• Collegamento di diversi tipi di documenti dello stesso dipendente per un facile recupero delle informazioni

 

BENEFICI

 

• Creazione di un file HR elettronico per ciascun dipendente

• Accesso sicuro alle informazioni in base al ruolo di ciascun utente

• Riduzione del tempo di elaborazione dei documenti fino al 70%

• Strumenti efficienti per la ricerca, la modifica, la condivisione e l'organizzazione di contenuti e informazioni

• M-Files è un sistema basato su metadati, quindi documenti e informazioni sono facili da classificare e trovare