Condividi
In Italia, l'AgID regolamenta la FEA secondo le norme eIDAS e assicura che ogni firma sia generata in modo sicuro, sia facilmente identificabile e collegata al firmatario, e che i dati firmati non possano essere alterati. Questa tecnologia rappresenta una soluzione essenziale per la digitalizzazione e l'efficienza operativa delle aziende, offrendo validità legale ai documenti in ambiente digitale.
La firma elettronica avanzata (FEA) può essere utilizzata in qualsiasi tipo di documento e contratto (con alcune eccezioni, ad esempio, nel settore immobiliare), e trova una larga applicazione in ambiti come:
il settore fiscale
le dichiarazioni dei redditi
il settore bancario
il settore assicurativo
Questo tipo di firma, insieme a una più ampia gamma di processi e servizi, contribuisce alla dematerializzazione in azienda, ovvero la progressiva, strategica e funzionale sostituzione dei supporti fisici e analogici (come la carta), con quelli digitali e informatici.
Questa tecnologia è stata sviluppata per soddisfare le esigenze di una società sempre più digitalizzata, in cui la necessità di firmare documenti in modo sicuro ed efficiente è diventata fondamentale. Oltre alla FEA esistono altri tipi di firme elettroniche, vediamone alcune caratteristiche e differenze fondamentali.
Per ottenere una firma elettronica avanzata è necessario seguire alcuni semplici ma fondamentali passaggi:
identificazione personale: durante il processo di firma, è richiesta un'identificazione personale attraverso un documento come Carta d’Identità Elettronica, Tessera Sanitaria, Passaporto Elettronico
caricare il documento da firmare: si carica il documento che si desidera firmare elettronicamente sulla piattaforma scelta. Si consiglia di assicurarsi che il documento sia nel formato voluto e che sia correttamente visualizzato
apporre la firma: inserire la firma elettronica avanzata sul documento. Questo può essere fatto selezionando l'opzione "Firma" sulla piattaforma e seguendo le istruzioni per apporre la firma sul documento selezionato
verificare la firma: dopo aver apposto la firma elettronica avanzata, è fondamentale verificare che il documento sia stato firmato correttamente. Si può utilizzare la stessa piattaforma per verificare la validità della firma e accertarsi che il documento non sia stato alterato dopo la firma
La firma elettronica avanzata offre numerosi vantaggi per le aziende; come detto può essere utilizzata in diversi contesti e per una vasta gamma di documenti, con limitazione in alcuni ambiti contrattuali, come quelli del settore immobiliare.
Ecco alcuni dei vantaggi della FEA:
agilità nelle operazioni: possibilità di firmare documenti da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento.
sicurezza rafforzata: assicura l'identità del firmatario e la genuinità del documento.
compliance normativa: adempie ai requisiti legali e normativi vigenti
efficienza operativa: riduce i tempi di gestione dei documenti.
riduzione dei costi: minimizza i costi di stampa, spedizione e archiviazione.
validità legale: garantisce riconoscimento legale dei documenti firmati digitalmente
impatto ambientale: oltre al risparmio economico, ridurre il consumo di carta porta a un minore impatto sui costi e i consumi ambientali
I casi di utilizzo della firma elettronica avanzata in azienda sono molteplici, come ad esempio la firma di contratti, accordi commerciali, documenti legali, fatture e molto altro. La firma elettronica avanzata può essere adottata in qualsiasi fase dei processi aziendali, dal momento della negoziazione fino alla conclusione e all'archiviazione dei documenti.
La selezione del fornitore adeguato alla FEA è critica, poiché influisce sulla sicurezza, l'affidabilità e l'efficacia dei processi di digitalizzazione. Affidarsi a soluzioni che rispettino standard elevati e offrano integrazioni semplici può significare la differenza tra successo e vulnerabilità. Bisogna considerare:
Conformità agli standard internazionali: certificazioni di sicurezza delle informazioni.
Integrazione con sistemi esistenti: API per l'interfacciamento con strumenti gestionali e documentali.
Supporto a processi di business: possibilità di integrazione con piattaforme di dematerializzazione e cloud.
Per le aziende in cerca di una soluzione di firma elettronica avanzata che sia efficace ed efficiente, Digital Easy SignBook di Konica Minolta rappresenta una scelta eccellente. Questo strumento non solo facilita l'adozione della firma elettronica nelle operazioni quotidiane ma garantisce anche la conformità ai requisiti legali e di sicurezza.
Facilità di integrazione: perfetta compatibilità con i sistemi esistenti.
Sicurezza e conformità: rispetta gli elevati standard di sicurezza e le normative vigenti.
Efficienza migliorata: ottimizza i processi aziendali riducendo tempi e costi.
Scopri come questo software di firma digitale può trasformare il tuo ambiente di lavoro e per maggiori informazioni sulla soluzione!