Informativa per il trattamento dei dati personali - Clienti

Informativa ai sensi dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali (GDPR)
 

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “GDPR”), Konica Minolta Business Solutions Italia S.p.A. (di seguito “Konica Minolta” o il “Titolare”) – con sede legale in Viale Certosa 144, 20156 Milano –, nella qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, in persona del legale rappresentante pro tempore, informa che i dati personali da Voi forniti saranno oggetto di trattamento da parte di Konica Minolta stessa mediante elaborazioni manuali o strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici o telematici, con logiche correlate strettamente alle finalità sotto elencate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

Finalità, base giuridica e liceità del trattamento 
I dati personali sono trattati dal Titolare ai sensi dell’art. 6 del GDPR.
Di seguito si indicano le specifiche finalità di trattamento e le relative basi giuridiche:
 

Finalità di trattamento	Base giuridica del trattamento
Conclusione di contratti per i servizi del Titolare	Esecuzione di un contratto o esecuzione di misure precontrattuali
Creazione anagrafica clienti	Esecuzione di un contratto o esecuzione di misure precontrattuali
Erogazione servizi di assistenza tecnica	Esecuzione di un contratto o esecuzione di misure precontrattuali
Azioni di Marketing	Perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi1
Analisi sulla soddisfazione dei Clienti	Perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi2

Natura del conferimento e conseguenze rifiuto
Il conferimento dei dati è obbligatorio per l’adempimento di obblighi di legge e/o contrattuali la cui base giuridica del trattamento è relativa all’esecuzione di un contratto o esecuzione di misure precontrattuali.
Pertanto, l’eventuale rifiuto del conferimento dei dati obbligatori comporterà l’oggettiva impossibilità di perseguire le finalità di trattamento di cui alla presente Informativa (paragrafo “Finalità, base giuridica e liceità del trattamento”).
Per la finalità relativa ad azioni di marketing il conferimento dei dati è facoltativo e in assenza del conferimento dei dati non sarà possibile dare seguito alle attività richieste.

Categorie di soggetti destinatari dei dati personali
I dati personali conferiti e quelli relativi all’esecuzione del rapporto contrattuale potranno essere comunicati a soggetti terzi, appartenenti alle seguenti categorie:
  a) società del gruppo di cui fa parte il Titolare (controllanti, controllate, collegate), dipendenti o collaboratori a qualsivoglia titolo del Titolare o di società del gruppo di cui fa parte il Titolare;
  b) soggetti pubblici o privati, persone fisiche o giuridiche, di cui il Titolare si avvalga per lo svolgimento delle attività strumentali al perseguimento della finalità di cui sopra o a cui il Titolare sia tenuto a comunicare i Dati, in forza di obblighi legali o contrattuali.

Tutti i soggetti appartenenti alle categorie ai quali i dati possono essere comunicati li utilizzeranno in qualità di "Responsabili del trattamento" appositamente nominati da Konica Minolta, ai sensi dell’art. 28 del GDPR o di autonomi “Titolari”.
I dati saranno inoltre trattati da Delegati Privacy, nonché da soggetti appositamente autorizzati al trattamento dal Titolare, ai sensi del GDPR.
I dati personali trattati da Konica Minolta non sono oggetto di diffusione.

Trasferimenti extra UE
Per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, i dati personali forniti possono essere trasferiti ai destinatari sopra indicati in Italia e all’estero.
In nessun caso i Suoi dati personali saranno trasferiti al di fuori dell'Unione Europea.

Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali trattati da Konica Minolta saranno conservati presso la sede legale di Konica Minolta per il tempo necessario all’esecuzione del rapporto contrattuale, nonché per quello prescritto dalle norme civilistiche, fiscali e regolamentari. Successivamente i dati saranno archiviati fino al termine di prescrizione previsto per legge con riferimento ai singoli diritti azionabili.

Trascorsi tali termini i Suoi dati saranno anonimizzati o cancellati, salvo che non ne sia necessaria la conservazione per altre e diverse finalità previste per espressa previsione di legge.

Di seguito, il dettaglio della durata del periodo di conservazione dei dati per le finalità sopra descritte, ovvero i criteri utilizzati per la determinazione di tale periodo:

 

Finalità	Categoria di dati personali	Termini ultimi previsti per la cancellazione
Conclusione di contratti per i servizi del Titolare	Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale (Rappresentante legale e dati dei referenti di contatto)	2 anni oltre la chiusura contrattuale salvo casi di contenzioso che potrebbero far prorogare tali termini
Creazione anagrafica clienti	• Codice fiscale  • Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale • Documento di identità (CdI, Patente, Passaporto)	2 anni oltre la chiusura contrattuale salvo casi di contenzioso che potrebbero far prorogare tali termini
Erogazione servizi di assistenza tecnica	• Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale	2 anni oltre la chiusura contrattuale salvo casi di contenzioso che potrebbero far prorogare tali termini
Azioni di Marketing	• Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personal	2 anni dalla data di ultimo contatto
Analisi sulla soddisfazione dei Clienti	• Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale	5 anni dall’effettuazione della Survey

 

Processo decisionale automatizzato
Per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, non viene presa alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che riguardano gli interessati o che incida in modo analogo significativamente su di essi.

Diritti dell'interessato
Ai sensi e per gli effetti di cui al GDPR, agli interessati sono riconosciuti i seguenti diritti che potranno esercitare nei confronti di Konica Minolta:

a) diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni previste dall’art. 15 ed in particolare a quelle relative alle finalità del trattamento, alle categorie di dati personali in questione, ai destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, al periodo di conservazione, etc.;
b) diritto di ottenere, laddove inesatti, la rettifica dei dati personali che La riguardano, nonché l’integrazione degli stessi laddove ritenuti incompleti sempre in relazione alle finalità del trattamento (art. 16);
c) diritto di cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”), laddove ricorra una delle fattispecie di cui all’art. 17;
d) diritto di limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18;
e) diritto di opposizione al trattamento ai sensi dell’art. 21.

Tali diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inviata con lettera raccomandata a.r. al Titolare al seguente indirizzo: Viale Certosa, 144, 20157 Milano, o mediante e-mail all’indirizzo di posta elettronica: dataprotection(at)konicaminolta.it. 

Si ricorda, infine, che gli Interessati hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali o ad altra Autorità di controllo ai sensi dell’art. 13, par. 2, lettera d) del GDPR.  
  

Modifiche alla presente Informativa 
La presente Informativa può subire variazioni. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente il sito www.konicaminolta.it.
 

¹ Il legittimo interesse è la raccolta dei dati per attività finalizzate alla vendita di prodotti o servizi KM analoghi a quelli oggetto del contratto. Tale attività non è svolta in modo massivo, i dati raccolti sono solo quelli di contatto.

² Il legittimo interesse è il miglioramento dei servizi offerti ai Clienti.