Il Digital Workplace continuerà la sua evoluzione grazie all’impulso dell’Intelligenza Artificiale (IA). Pressioni economiche, nuove normative e progresso tecnologico stanno accelerando la tendenza all’outsourcing, alla digitalizzazione e all’automazione.
L’Intelligenza Artificiale si sta ponendo al centro di questo vortice: non solo per l’apporto dato all’acquisizione e all’elaborazione più efficiente dei documenti, ma anche per questioni legate al suo utilizzo etico e in conformità con il regolamento dell’Unione Europea e con la direttiva CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) sulla rendicontazione di sostenibilità. Ecco quali sono, secondo Konica Minolta, i principali trend del 2026 per il Digital Workplace.
Trend numero 1: L’aumento dei costi accelera outsourcing, digitalizzazione e automazione per mezzo dell’IA
In un quadro di incertezza economica, le imprese devono fronteggiare l’aumento dei costi legato a diversi fattori: tariffe, inflazione, difficoltà di approvvigionamento e conflitti geopolitici. Secondo KPMG, le politiche protezionistiche e la volatilità dei mercati stanno mettendo a dura prova diversi settori industriali. Per quanto riguarda lo specifico della stampa e della gestione documentale, ad esempio, uno studio condotto da Quocirca ha messo in evidenza come la maggior parte delle aziende veda nell’aumento dei costi il maggiore ostacolo da superare. L’outsourcing di alcuni servizi e l’automazione resa possibile dall’IA contribuiscono a vincere questa sfida. I servizi di stampa gestiti (Managed Print Services) e i servizi di stampa in cloud (Cloud Print Services) possono essere esternalizzati per ridurre il carico di lavoro dei dipartimenti IT grazie all’automazione e alla consulenza di esperti. I servizi di stampa gestiti permettono di ridurre le spese legate all’acquisto di hardware e di consumabili, e di avere una maggiore trasparenza e maggiore controllo sui costi. Le soluzioni basate su cloud riducono la necessità di investimenti per i server, richiedono minore manutenzione e introducono modelli di pagamento basati sull’uso effettivo dei servizi, che possono anche essere implementati in maniera modulare. Inoltre, la digitalizzazione, la classificazione e l’elaborazione dei documenti - resa ancora più efficiente dall’acquisizione basata su IA - agevola la riduzione dei costi amministrativi e operativi associati alla gestione manuale e materiale dei processi documentali. È quindi possibile ridurre le spese per la carta, i consumabili e le spedizioni, perché i documenti vengono creati, condivisi e archiviati in digitale. Anche i costi di magazzino vengono ridotti, perché i sistemi basati su IA consentono un rapido accesso alle risorse senza necessità di archivi reali.
Konica Minolta impiega l’IA nei suoi Managed Print Services (MPS) per calcolare la durata dei consumabili, programmare la manutenzione, provvedere automaticamente agli ordini, monitorare i dispositivi, rilevare eventuali problemi e risolverli proattivamente, con riduzione significativa dei costi operativi e dei fermi macchina. I Cloud Print Services comprendono soluzioni come Workplace Pure e YSOFT SAFEQ Cloud di Konica Minolta, che forniscono una gestione centralizzata, sicura ed efficiente dell’infrastruttura e del flusso di lavoro della stampa. L’Intelligent Information Management di Konica Minolta sfrutta le tecnologie IA per implementare processi senza carta e flussi di lavoro più rapidi che agevolano la comunicazione e l’interazione tra più dispositivi e sedi di lavoro. Offre sicurezza e conformità, aumenta la produttività e riduce i costi operativi.
Trend numero 2: I documenti basati su IA saranno fondamentali anche dove si continuerà a fare affidamento sui documenti cartacei
Nonostante i passi avanti compiuti verso la digitalizzazione, i documenti cartacei continuano a rivestire una certa importanza in molte aziende: secondo Quocirca, solo il 14% delle imprese lavora in un ambiente “paperless”. Nel 2026, l’acquisizione intelligente dei documenti avrà un ruolo di primo piano come motore trainante della trasformazione digitale supportata dall’Intelligenza Artificiale. Per Quocirca, il 76% delle organizzazioni prevede di investire nell’acquisizione basata su cloud e il 73% punta all’elaborazione intelligente dei documenti (Intelligent Document Processing). L’IDP usa l’Intelligenza Artificiale per acquisire, classificare, estrarre e organizzare automaticamente i dati contenuti nei documenti. IDP permette inoltre di avere riassunti eseguiti dall’IA, di fare domande sui documenti e richiederne la traduzione, il tutto con un alto livello di affidabilità e con il minimo sforzo umano.
Le soluzioni di Intelligent Document Processing di Konica Minolta, basate su IA, automatizzano l’acquisizione, la classificazione e il recupero dei documenti riducendo errori e tempi operativi. Konica Minolta dispone di diverse soluzioni come M-Files, Document Navigator, Waidok, Microsoft 365 Copilot e Workplace Pure. IDP permette di sfruttare IA, ML (Machine Learning) e programmazione neurolinguistica (NLP) per elaborare contenuti strutturati e non strutturati in modo veloce, preciso e omogeneo.
Trend numero 3: Rendicontazione ESG basta sull’Intelligenza Artificiale
Le tematiche ambientali, sociali ed economiche sono contraddistinte in Europa da un clima di grande incertezza, perché le proposte dell’Omnibus package hanno cambiato il panorama normativo: molte aziende non sanno se saranno ancora soggette al CSRD in futuro, e ciò ha rallentato, o addirittura fermato, numerosi progetti. Il mercato, inoltre, esercita pressioni sempre più forti: il 74% dei consumatori valuta la sostenibilità nelle scelte d’acquisto, obbligando i produttori ad impegnarsi nelle attività ESG nonostante le incertezze normative. Dal momento che solo il 5% delle aziende ha integrato completamente l’ESG nella propria strategia di business, e i dati risultano nella maggior parte dei casi frammentati o incompleti, mancano le basi per un decision-making affidabile. L’Intelligenza Artificiale può sanare questa lacuna con la raccolta, la strutturazione e l’analisi automatica dei dati ESG: in questo modo è possibile creare, per la prima volta, una base dati omogenea e affidabile.
La soluzione ESG AI di Konica Minolta, basata sull’IA, è stata progettata per aiutare le imprese - anche quelle non soggette alla rendicontazione - ad avviare una strategia di ESG. La soluzione automatizza la raccolta, la pulizia e la strutturazione dei dati nella supply chain e crea una base dati unificata per una valutazione trasparente delle emissioni di CO2 e dei rischi. Con ESG AI la rendicontazione e l’analisi ESG diventano facilmente accessibili, si riducono gli interventi manuali e i dirigenti possono concentrarsi sulle azioni strategiche piuttosto che sulla ricerca dei dati. L’obiettivo è rendere misurabile la sostenibilità e fornire alle imprese un punto di raccolta dei dati realistico ed economicamente efficiente.
Trend numero 4: Cybersicurezza preventiva basata sull’IA
L’elaborazione dei dati avviene sempre più spesso in ambienti ibridi, e la sicurezza dei dati “in uso” è diventata essenziale. La cybersicurezza tradizionale si basa sull’individuazione e la reazione alle minacce dopo che si sono verificate. È tuttavia necessario passare a un modello di sicurezza preventiva, in cui l’IA viene impiegata per anticipare e neutralizzare i rischi prima che si verifichino. I CIO devono approcciare il problema in modo diverso: passare da una difesa reattiva a un sistema adattivo, resiliente e capace di stare un passo avanti rispetto alle minacce.
Workplace Intrusion Patrol di Konica Minolta fornisce Endpoint Detection and Response (EDR) ed Extended Detection and Response (XDR) con algoritmi IA. Vengono così realizzati feedback in tempo reale per il servizio di analisi di Konica Minolta, che mette in atto monitoraggio, analisi e reazioni costanti. Per quanto riguarda la stampa, Shield Guard e bizhub SECURE offrono monitoraggio della sicurezza MFP basato su cloud e rafforzamento delle policy con allerte in tempo reale.
Trend numero 5: Maggiore controllo sull’Intelligenza Artificiale
Nel 2026 si prevede un aumento del ruolo dell’Intelligenza Artificiale nelle attività aziendali, con conseguente aumento delle tecnologie ad essa associate. Diventa così sempre più importante esercitare un controllo completo sui sistemi IA che, oltre ad essere funzionali, devono rispondere a severi standard etici. Secondo una ricerca IDC, quasi il 30% delle organizzazioni cita la sicurezza, la privacy, la governance e la conformità tra le sfide principali da superare per implementare l’IA. Più del 75% considera la trasparenza da molto a estremamente importante e sottolinea la necessità di rendere l’Intelligenza Artificiale spiegabile e sotto il controllo umano. Il regolamento europeo sull’IA ha introdotto novità sostanziali su come le aziende possono implementare e gestire l’Intelligenza Artificiale. Comprende un quadro operativo basato sui rischi che rende obbligatori trasparenza, salvaguardia etica e controllo umano sui sitemi IA che hanno effetti sui cittadini europei. I leader del digital workplace devono conoscere perfettamente le normative e garantire che gli strumenti IA utilizzati per le assunzioni, la gestione delle prestazioni e gli incentivi al personale rispondano a severi standard di conformità. È anche necessario che i sistemi ad alto rischio siano soggetti ad audit, siano spiegabili e registrati in un database pubblico: un passo fondamentale verso un’Intelligenza Artificiale affidabile e responsabile.
Konica Minolta crede in un’IA etica e trasparente, conforme ai regolamenti europei e in grado di trainare l’innovazione. Abbiamo implementato una valutazione dei rischi associati all’IA per giudicare i progetti e siamo impegnati a creare un comitato pan-europeo per la trasformazione digitale e il controllo. Il comitato deve essere costituito da esperti della digitalizzazione, addetti alla sicurezza, alle risorse umane, alle attività culturali e alla conformità. Le soluzioni Konica Minolta basate sull’Intelligenza Artificiale sono già allineate a quanto previsto dal regolamento europeo. Oltre alla conformità, Konica Minolta punta ad assumere un ruolo leader nel campo dell’Intelligenza Artificiale responsabile. Integrando tali principi in ogni fase dell’implementazione, è possibile rispettare i requisiti di conformità e offrire valore aggiunto con soluzioni sicure, affidabili e innovative.
