L’AI sta aprendo una nuova fase orientata verso l’automazione documentale intelligente, che combina capacità cognitive e automazione tradizionale.
L'automazione documentale, o meglio l’automazione dei processi documentali, sta vivendo una fase di profonda trasformazione grazie all’AI. I principali vendor del mercato, infatti, investono sempre di più in tecnologie di Intelligent Document Processing che combinano AI, automazione e workflow per estrarre informazioni dai documenti, validarle e trasformarle in azioni. Questa evoluzione riflette un’esigenza concreta delle aziende. Pur nel digitale da decenni, infatti, la gestione documentale continua a rappresentare uno dei principali punti di accumulo di inefficienze, attività manuali ed errori. E non sorprende che il mercato globale della Document AI sia previsto in crescita a doppia cifra (+13,5%) nei prossimi anni, spinto dalla necessità di trasformare il patrimonio informativo contenuto nei documenti in processi più rapidi, accurati e integrati.
I limiti della digitalizzazione senza integrazione
Pur senza aver superato del tutto il cartaceo, il documento digitale rappresenta il fondamento della maggior parte dei processi aziendali. Archivi e repository sono stati centralizzati e numerosi processi vengono gestiti attraverso strumenti digitali, ma questo non significa che le informazioni circolino in modo efficiente all’interno delle organizzazioni.
Oltre a crescere di volume, dati e documenti continuano ad arrivare attraverso canali diversi, dall’e-mail ai portali clienti, e a questa frammentazione si aggiunge la presenza di formati eterogenei, allegati poco strutturati, scansioni di qualità variabile e informazioni inserite direttamente nel corpo delle comunicazioni.
Il risultato è che molte attività continuano a dipendere dall’intervento umano. Pensiamo alle fatture passive provenienti dall’estero, con formati, campi e sintassi diverse dalle nostre: gli operatori devono leggere documenti, identificarne la natura, estrarre informazioni rilevanti, inserirle nei sistemi aziendali corretti, e avviare i processi approvativi, verificandone l’esecuzione. Sono attività ripetitive ma fondamentali e che, pur essendo supportate da sistemi digitali, assorbono tempo, generano costi e aumentano il rischio di errori.
L’evoluzione della document automation attraverso l’intelligenza artificiale
Per anni il ruolo delle piattaforme documentali è stato relativamente semplice: acquisire, archiviare, organizzare e rendere facilmente reperibili documenti e informazioni. Ancora oggi queste funzioni rappresentano la base di qualsiasi sistema documentale, ma non rispondono più da sole alle esigenze operative delle aziende.
La diffusione di tecnologie cognitive sempre più mature sta infatti estendendo il perimetro della gestione documentale verso l’automazione intelligente dei processi. Grazie all’AI, oggi un sistema può non soltanto leggere un documento, acquisirlo e archiviarlo, ma anche identificarne la tipologia, estrarre automaticamente le informazioni rilevanti, scriverle nei sistemi aziendali e attivare workflow, verifiche, approvazioni e altre attività operative.
In altre parole, il documento smette di essere il punto di arrivo del processo di digitalizzazione e diventa il punto di partenza. Ed è verso questo obiettivo, di ampliare cioè lo spettro dell’automazione dal documento al processo, che si stanno muovendo i principali vendor di mercato.
L’approccio di Konica Minolta all’automazione documentale intelligente
Tra le soluzioni più interessanti in questo mercato troviamo Waidok, la piattaforma sviluppata da Konica Minolta con l’obiettivo di dare concretezza al concetto di intelligent automation nella gestione documentale.
Davide Raggi, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta, spiega che «Di AI si parla ogni giorno e spesso viene proposta come la soluzione a qualsiasi problema aziendale. Nello sviluppo di Waidok siamo partiti da un presupposto diverso: non integrare l’AI ovunque possibile, ma utilizzarla dove può generare un valore concreto. Fin dall’inizio ci siamo posti un obiettivo preciso: rendere accessibili funzionalità avanzate tipiche delle soluzioni enterprise non solo alle grandi organizzazioni, ma anche alle medie e piccole imprese».
