Dalla carta al digitale. Il percorso per la dematerializzazione di Konica Minolta che piace alla PA

Il vendor giapponese vince per la terza volta la gara “Print & Document Management” indetta da Consip, seguendo la PA verso l’ottimizzazione degli strumenti di stampa e aprendogli le porte verso un futuro totalmente digitale e paperless.

Dalla fotografia alla stampa fino alla gestione documentale. In 150 anni di storia, Konica Minolta ne ha fatta di strada. Un lungo percorso nell’offerta e nelle strategie di business che il colosso giapponese non ha mai temuto, di volta in volta, di cambiare, pur di soddisfare, o anticipare, le richieste di un mercato in cambiamento continuo. A partire dalle macchine fotografiche a oggi, ogni svolta decisa è affrontata “con lo spirito di una startup. Una startup continua” come dice Corrado Castellani, National Sales Manager PA & Public Holdings at Konica Minolta Business Solutions Italia.

“A ogni svolta, una sfida. – prosegue – Tra tutte, la fusione avvenuta nel 2003, tra Konica e Minolta in un’unica realtà e la decisione di cedere la parte imaging per focalizzarsi sul mercato delle stampanti. Una decisione che nasce dall’intuizione che nel giro di poco tempo, con l’avvento della fotografia digitale, la cattura delle immagini non sarebbe più stata monopolio delle macchine fotografiche e dei professionisti ma che nel giro di poco tempo altri strumenti avrebbero preso il sopravvento, ossia quei cellulari che all’epoca stavano timidamente iniziando ad affrontare il tema delle foto”.

Focus sulle stampanti, guardando ai vantaggi della dematerializzazione

Una decisione che ha portato Konica Minolta a posizionarsi, nel giro di pochi anni, tra i leader del mercato della stampa e che si rinnova oggi una nuova importante scommessa, quella della trasformazione digitale. Ulteriore passaggio epocale che l’azienda affronta coadiuvando la propria offerta tecnologica con soluzioni a valore per fornire servizi per la semplificazione della gestione dell’immagine. Partendo dalla dematerializzazione documentale, con il passaggio dalla carta al formato digitale, con l’obiettivo di mettere a disposizione degli utenti, sempre e ovunque, i documenti e i processi in modo da poterli rendere condivisibili a chiunque. L’evoluzione di Konica Minolta verso la digitalizzazione dei documenti è avvenuta ormai sei anni fa e a oggi l’azienda propone questo tipo di servizi con una copertura del mercato a livello globale, grazie alla sua presenza in 150 Paesi e con una forza di 40.000 dipendenti, per un fatturato che supera gli otto miliardi di dollari.

Konica Minolta e la PA. Un rapporto di fiducia che cresce negli anni

Imprescindibile e fondamentale è la strategia di Konica Minolta di porre il cliente al centro delle proprie strategie commerciali. Certamente importante il settore privato, ma particolarmente interessante si sta mostrando essere quello delle amministrazioni pubbliche, locali o centrali che siano. Si tratta, infatti, di un target che, soprattutto In Italia, sta mostrando una enorme potenzialità, anche grazie alla sua presenza estremamente capillare e diversificata nel Paese, tra le strutture centrali e le tantissime a livello locale, le quali, soprattutto con la creazione delle Regioni negli anni 70, rappresentano un mercato di grande interesse, che Konica Minolta ha deciso di sviluppare e seguire con una struttura adeguata.
“Konica Minolta ha da sempre posto una grande attenzione alla Pubblica Amministrazione. – afferma Castellani – Ma da cinque anni a questa parte ha deciso di affrontarla in maniera ufficiale nel nostro Paese, dandomi il mandato di creare una apposita struttura commerciale che lavori solo ed esclusivamente con la PA. Questo ha portato a creare in Konica Minolta un team composto da professionisti con un’alta specializzazione sulle esigenze di questa tipologia di cliente, distribuendoli sul territorio e riuscendo a sviluppare un mercato molto interessante”.

Si tratta di un mercato che certamente non è semplice e che ha caratteristiche peculiari rispetto a quello delle aziende private, che ha le sue liturgie e lungaggini burocratiche e che deve sottostare a gare pubbliche. Il che prevede la possibilità di partecipazione di tutti gli operatori del settore, senza alcun vantaggio o svantaggio per chicchessia. Con molte amministrazioni pubbliche Konica Minolta ha stretto rapporti di fiducia, da quelle centrali dei Ministeri ad alcune Regioni, strutture sanitarie, infrastrutture e tanti Comuni, tra i quali quello di Monza, che ne ha autorizzato la citazione. Ma uno dei passi decisivi che hanno portato il vendor a consolidare il rapporto con la PA è stata l’entrata all’interno delle convenzioni Consip. Un mercato, quello legato alla centrale di acquisti, che certamente non è di facile accesso, ma che rappresenta una potenzialità enorme e in continua crescita. Basti pensare che a partire dalla sua fondazione nel 1997 Consip ha bandito un numero di gare il cui valore a oggi supera i 20 miliardi di euro, e che attualmente queste gare stanno mostrando un crescente interesse non solo ai prodotti, ma sempre di più anche alla loro integrazione con soluzioni a valore e servizi.

Anche la PA scopre il valore dell’approccio consulenziale di Konica Minolta

Proprio l’approccio consulenziale al cliente è una delle caratteristiche con cui Konica Minolta affronta il mercato e che ora sta trasferendo con successo anche all’ambito del mercato pubblico.

“Konica Minolta si caratterizza da sempre per non essere un’azienda che fa semplicemente prodotti, ma che propone soluzioni a valore. – conferma Castellani – Un valore che la Pubblica Amministrazione solo ultimamente sta riconoscendo, con un certo ritardo rispetto al mercato privato, essendo stata fino a poco tempo fa concentrata sull’offerta di hardware”.

Oggi, invece, soprattutto quando si tratta di clienti di grandi dimensioni, sia privati sia della PA, la fornitura di prodotti e soluzioni viene preceduta sempre da un’attenta analisi della situazione del cliente per poi impostare insieme un processo di razionalizzazione del parco installato, procedendo con un progetto congiunto all’interno del quale vengono introdotti concetti di dematerializzazione e di supporto con componenti software che hanno l’obiettivo di ottimizzare i flussi di lavoro e, in generale, il focus business del cliente. Software che aiutano a mantenere la print policy aziendale, definendo delle “regole di stampa” attraverso le quali, per esempio, impostare automaticamente per tutti i dipendenti la stampa fronte/ retro e in bianco e nero, per motivi green, oltre che di risparmio energetico.

Da prodotti a soluzioni. Le gare Consip si aprono ai servizi

Già verso la fine degli anni 2000 Consip ha iniziato a chiedere ai propri fornitori come affrontare l’aumento costante, e alla lunga difficilmente gestibile, della mole di hardware presente nella PA, che rischiava di andare incontro a un’obsolescenza sempre più rapida e a sottoutilizzo o, addirittura, mancato utilizzo. L’esigenza, quindi, era da un lato di diminuire la mole di “ferro” e dall’altro di iniziare a dematerializzare le enormi quantità di documenti di carta prodotti e accumulati. Con l’obiettivo di avere finalmente una governance del Total Cost of Ownership delle macchine installate nelle singole realtà pubbliche, di quanto si stampa in un mese, quanto si spende in un anno, quanta carta si utilizza, dove si stampa di più e dove si stampa di meno e magari ottimizzare l’utilizzo delle Macchine, spostandole dove davvero servono. Nuove esigenze che hanno avuto risposta nel 2018 con l’entrata di Konica Minolta nella prima convenzione Print & Copy Management lanciata da Consip, che aveva come obiettivo la fornitura a tutta la PA di uno strumento per iniziare progetti di razionalizzazione dei parchi stampanti, di dematerializzazione dell’hardware e stampare di meno. Gare che si sono ripetute periodicamente, e che Konica Minolta se ne è aggiudicata la maggior parte (tre su quattro).

La convenzione Consip Print & Copy Management

I vantaggi insiti all’interno della convenzione Print & Copy Management sono numerosi. La convenzione non riguarda infatti la semplice vendita di prodotti, ma comprende tutto l’accompagnamento consulenziale nella definizione del progetto e nella realizzazione della fornitura, allineando, di fatto, i termini dell’approccio commerciale a quanto è prassi fare nel mercato privato. Si prevede innanzitutto una prima fase di assessment e di verifica di quanto si stampa, quante macchine sono presenti e dove sono allocate, valutando se ci sono macchine che non vengono utilizzate e come viene gestito il materiale di consumer, come carta e i toner.

“A questo punto i nostri consulenti iniziano una seconda fase, ossia la definizione del progetto, che viene condiviso con il cliente stesso. – dettaglia Castellani – Da qui ne esce una valutazione dei costi e del TCO, si calcola una riduzione delle macchine e anche l’impronta di carbonio, vale a dire una valutazione di quanto inquinamento si riesce a ridurre e di quanta carta in meno che si riesce a utilizzare introducendo le nuove soluzioni Konica Minolta. Un ulteriore strumento che offriamo a vantaggio dell’ottimizzazione dell’uso delle macchine è Soluzione Servizi, un software che viene fornito insieme alle stampanti che consente di governare tutte le stampe e di definire print policy mirate per il risparmio della carta e la stampa da email ottimizzata. Questa opzione prevede la stampa del documento o della email solo al momento del ritiro, senza correre il rischio che si invii la stampa e ci si dimentichi poi di ritirarla. Una pratica, questa che va incontro anche alla compliance GDPR, che evita che altri soggetti possano intercettare il documento stampato, il quale viene reso disponibile attraverso il riconoscimento dell’utente tramite badge o password privata. Strumenti per ottimizzare il consumo di carta, di impronta carbon e di denaro”.

Ma anche per garantire la tutela della privacy e a protezione delle informazioni di cui la pubblica amministrazione ha effettivamente bisogno, vista l’enorme distribuzione di sedi, dipendenti ed enti collegate l’un l’altra. Una complessità e una numerica talmente alta per le quali le attenzioni alla sicurezza e alla tutela dei dati non è mai sufficiente, trattandosi, anche nella stampa dei documenti, di informazioni sensibili e importanti.

Si va verso una gestione digitale dei documenti e delle informazioni in essi contenute

"Si tratta, in definitiva, di progetti di gestione documentale creati intorno alle nostre tecnologie, nei quali l’elemento più prezioso e che ci distingue si sta rivelando essere la professionalità delle nostre persone, sempre a fianco del cliente e in grado di interpretare al meglio le sue esigenze. – tiene a sottolineare Castellani - E la Pubblica Amministrazione, proprio attraverso la convenzione Print & Copy Management e già dal nome che è stato dato alla gara, dimostra di avere iniziato un percorso che si affranca dalla semplice fornitura di prodotto, intravedendo un futuro con grandi opportunità derivante dalla dematerializzazione documentale e dalla condivisione delle informazioni”.

Un futuro che già oggi inizia a vedere la macchina multifunzione come una sorta di hub, dove non ci si reca solo a fare una copia o a ritirare una stampa, ma che può offrire molto di più, essendo in tutto e per tutto un computer, con un display e rappresentando, per assurdo, il migliore strumento per ridurre drasticamente le stampe nelle aziende. Le macchine multifunzione, infatti, sono anche degli scanner, potentissimi, che a tendere rappresenteranno il vero e proprio ponte verso il virtuale.

“Scanner dotati anche di tecnologie di artificial intelligence, come i nostri, che sono in grado di riconoscere che tipo di documento si tratta e quali informazioni contiene, per poi inserirle in automatico all’interno dei workflow e renderle disponibili agli utenti/ dipendenti abilitati secondo policy interne all’azienda. Quel documento non avrà più bisogno di essere stampato nei vari passaggi in azienda, potendo essere modificato e autorizzato attraverso firme digitali, protocollato e rilasciato digitalmente. Un futuro che Konica Minolta è già in grado oggi di rappresentare attraverso le nostre soluzioni e sul quale la nostra Ricerca e Sviluppo sta lavorando. Obiettivo: incrementare l’utilizzo dell’intelligenza artificiale e dell’RPA (Robotic Process Automation) per arrivare ad avere processi interamente digitalizzati e automatizzati.” conclude Castellani.

Corrado Castellani

National Sales Manager PA & Public Holdings at Konica Minolta Business Solutions Italia

Sembra poco, ma l’impatto che possono avere degli accorgimenti così semplici in un’azienda con un migliaio di dipendenti e con un centinaio di stampanti, è di grande entità. Oggi il nostro compito non è più soltanto di vendere macchine da stampa, ma di aiutare le aziende nella governance dei flussi documentali. E quando anche la PA si è sentita pronta a questo passaggio culturale focalizzato sulla razionalizzazione e ottimizzazione delle risorse, siamo entrati in Consip.