M-Files per una gestione della conoscenza ad un altro livello

La digitalizzazione dei processi sarà sempre più importante nella vita delle imprese. Per questo Konica Minolta (www.konicaminolta.it) è già da tempo impegnata nell’offrire alle PMI, ma anche alle grandi aziende, soluzioni orientate alla gestione della conoscenza aziendale e all’ottimizzazione delle infrastrutture IT.

«Nella nostra divisione» - dichiara Raggi - «lavoriamo sulla digitalizzazione dei processi. Proponiamo una piattaforma di Enterprise Content Management, ma anche soluzioni in grado di rispondere alle esigenze di collaborazione e condivisione. La nostra offerta è particolarmente interessante e gestisce non solo fatture e documenti cartacei, ma tutto ciò che caratterizza un'azienda e le consente di evolvere e adattarsi a un mercato che cambia». Gestire i documenti in digitale, archiviarli, poterli ricercare, collegare i dati tra loro, sono elementi fondamentali per consentire alle aziende di prendere decisioni e agire rapidamente.

M-files: Gestione intelligente della Conoscenza
M-Files è una piattaforma intelligente di gestione delle informazioni che permette di migliorare e semplificare il modo in cui le aziende gestiscono la CONOSCENZA per diventare più produttive, più efficienti e rimanere conformi. Trova, condividi e proteggi documenti e informazioni in modo rapido e semplice con M-files, anche nei settori più competitivi e dinamici.
Nel contesto competitivo odierno, la chiave è identificare i dati utili in modo da poter prendere decisioni consapevoli basate su informazioni accurate e aggiornate. In tali condizioni, è fondamentale che le organizzazioni, se vogliono rimanere competitive, ottimizzino e aumentino costantemente l'efficienza e la produttività dei loro processi aziendali.
L'implementazione di un sistema di gestione della conoscenza consente alle organizzazioni di trarre vantaggio dalla qualità, dall'integrità e dall'accuratezza delle loro informazioni. La gestione della conoscenza può anche essere utilizzata come mezzo per controllare il rischio, garantire la conformità, abilitare flussi di lavoro e procedure operative coerenti, armonizzando i processi.

M-files aiuta le aziende a:

Trovare rapidamente le tue informazioni consentendoti di raggiungere decisioni consapevoli basate sui dati più completi e recenti della tua azienda;
Accedere a tutti i dati rilevanti sui diversi repository disponibili, utilizzando un'unica piattaforma;
Ridurre i costi offrendo un rapido accesso a questi dati aziendali;
Aumentare la produttività della tua azienda creando flussi di lavoro fluidi e trasparenti;
Promuovere la collaborazione tra le diverse funzioni aziendali;
Aumentare il ROI
Ottimizzare gli investimenti in Microsoft 365 poiché si integra perfettamente.

M-files AINO: trova esattamente ciò di cui hai bisogno grazie all’AI
L'evoluzione dell'Intelligenza Artificiale (AI) nel campo della gestione delle informazioni segna l'inizio di una nuova era in cui precisione, efficienza e personalizzazione saranno fondamentali.
M-files fornisce con AINO, una piattaforma di gestione delle informazioni di nuova generazione che migliora le prestazioni aziendali aiutandoti a trovare e utilizzare le informazioni in modo più efficace. Puoi porre domande su un documento o un'intera cartella, in qualsiasi lingua, e AINO risponde nella lingua in cui è stata posta la domanda. Non importa in quale lingua sia il documento originale.
L'intelligenza artificiale può trasformare radicalmente il modo in cui le organizzazioni gestiscono e interagiscono con grandi volumi di informazioni. Con l'evoluzione e l'integrazione dell'intelligenza artificiale, le organizzazioni possono aspettarsi miglioramenti significativi nella gestione delle informazioni, garantendo decisioni più consapevoli, una migliore sicurezza dei dati e un'esperienza utente più ricca e personalizzata.

Sostenibilità e green: il passaggio dalla carta a processi digitalizzati con M-files
In media, il 50% dei rifiuti di un'azienda è carta! Ogni anno negli Stati Uniti vengono scartati circa 1 miliardo di alberi di carta. Ridurre il consumo di carta si traduce in un’immediata contrazione dei costi di smaltimento o riciclaggio dei rifiuti di carta oltre che in un importante beneficio per il nostro ambiente.
La digitalizzazione dei documenti cartacei e dei processi ad alta intensità di carta, come la fatturazione, non solo riduce la necessità di carta e altri materiali di consumo, ma aumenta anche l'efficienza operativa, riduce i costi di archiviazione e consente un rapido accesso alle informazioni utili. I processi basati sulla carta richiedono anche molti più passaggi manuali, rendendoli più inclini a errori e quindi aumentando la possibilità di generare inutili rifiuti.

L’esperienza concreta dei clienti
Molte sono le imprese che si sono affidate alla divisione Soluzioni Digitali di Konica Minolta. Una di esse è Giusto Faravelli, azienda di Milano che distribuisce ingredienti e materie prime per settori nutraceutico, farmaceutico, food e produzione industriale. La società ha anche sedi in Francia, Spagna, Repubblica Ceca, Germania e filiali negli Stati Uniti e in Cina.
Giusto Faravelli ha sentito la necessità di rendere più efficiente tutta la gestione documentale, dando consistenza ai dati in ogni fase del processo di fornitura e Supply Chain.
L'integrazione della piattaforma M-Files ha apportato alcuni benefici.
Un primo vantaggio riguarda le procedure di caricamento dei documenti, che ora risultano snellite. Prima, non avendo un sistema integrato, c’era il rischio che i dati non fossero perfettamente sincronizzati. Oggi, invece, grazie a M-Files, i dati sono sempre sincronizzati in tempo reale e la classificazione dei documenti è diventata più affidabile. Inoltre, i dati possono essere arricchiti con metadati, che rendono la ricerca tra i documenti molto intuitiva, perché basata sulle informazioni più utili all’utente. C'è anche più trasparenza lungo il processo d’acquisto. Il management del cliente ha deciso anche di estendere l’uso della piattaforma a tutte le attività di archiviazione degli ordini fornitori e gestione dei documenti logistici. L'azienda ha voluto replicare questo modello di gestione documentale anche alle filiali estere.

«La divisione Soluzioni Digitali di Konica Minolta è relativamente giovane: abbiamo grandi ambizioni, progetti e importanti obiettivi di crescita» - conclude Raggi. «In Italia il mondo della gestione documentale, o meglio della gestione della conoscenza, è ancora molto da sviluppare. Incontriamo spesso sul mercato barriere culturali e cognitive, intese come resistenza al cambiamento, tecnologiche e di budget. La nostra mission è permettere alle aziende di superare tutte queste resistenze».

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