La società energetica ticinese SES innova la gestione delle fatture per i loro 85 mila clienti

SES (Società Elettrica Sopracenerina) è un’azienda di distribuzione di energia elettrica che opera da oltre un secolo nel Canton Ticino, in Svizzera. Con sede principale a Locarno, occupa 238 collaboratori e ha un fatturato di 110 milioni di franchi (dato aggiornato al 2021). Fornisce energia a circa 85 mila clienti distribuiti su 38 comuni del Canton Ticino e 5 comuni del Cantone Grigioni, per un consumo totale che si aggira attorno ai 593 milioni di kilowattora.
Agli inizi del 2022 ha deciso di selezionare una nuova piattaforma per la gestione della documentazione amministrativa, fatture in primis, da integrare con i flussi derivanti dal gestionale SAP presente in azienda. La precedente piattaforma infatti, che risale al 2007, era arrivata a fine ciclo ed era in via dismissione. Occorreva trovare una soluzione alternativa che da una parte coprisse le stesse funzionalità e dall’altra rendesse la migrazione meno onerosa possibile. La scelta è caduta alla fine su Autodoc, ma soprattutto sulla consulenza offerta da Konica Minolta.
 
Perché SES ha scelto la piattaforma di Konica Minolta
«Eravamo alla ricerca di una piattaforma che fosse in grado di rimpiazzare quella che avevamo in uso per la digitalizzazione dei documenti che vengono generati dai diversi sistemi. In particolare, la fatturazione » spiega Maurizio Bellanca, IT Manager da 25 anni in SES. I documenti elettronici seguono diverse strade, sia quella dell’archiviazione per fini contabili e amministrativi sia quella duplice della pubblicazione sul portale accessibile ai clienti e dell’invio alla società che si occupa della stampa, dell’imbustamento e della postalizzazione. Processi soggetti a tempistiche molto precise a livello di produzione e di spedizione successiva al fornitore che si occupa della distribuzione cartacea. Per identificare quale fosse il prodotto più adeguato, SES è partita dall’offerta di quelli più diffusi sul mercato, ma anche dalle referenze in termini di supporto. «Quasi tutti, in un modo o nell’altro, garantivano una certa copertura funzionale, ma poi la vera differenza derivava dal servizio e dal supporto» continua Bellanca, che ricorda anche un elemento a favore di Konica Minolta nella fase iniziale di interlocuzione: «Rispetto ad altri fornitori, è riuscita a realizzare un Proof of Concept nel giro di pochi giorni mostrandoci che effettivamente la piattaforma era conforme a quello che noi ci aspettavamo e ai nostri requisiti».
 
Un tool che aiuta ad automatizzare il confronto tra layout
La soluzione di Konica Minolta è integrata dai maggiori produttori di hardware multifunzionali e stampanti come strumento di gestione dei workflow. Ma per SES, a essere dirimente è stato un tool realizzato dal colosso giapponese appositamente per l’azienda energetica ticinese. Definito “velina digitale”, consente una verifica automatizzata e puntuale tra il layout precedente e quello nuovo, sviluppato in piattaforma. «Questo tool ci ha permesso di ridurre il lavoro umano di controllo e di automatizzare il confronto tra i documenti digitali prodotti e quelli della vecchia piattaforma. In pratica, “sovrappone” le diverse aree dei due documenti e riesce a capire in quale riga, in quale colonna, in quale punto ci sono delle eventuali differenze. Se noi avessimo dovuto chiedere ai nostri utenti dell’area business di fare questo confronto sui due sistemi, sarebbe stato improponibile per i costi dal punto di vista delle ore di lavoro e, soprattutto, non ci avrebbe garantito il livello di qualità che abbiamo avuto alla fine». Per dare un ordine di grandezza, su un totale di 86 mila fatture, quelle risultate anomale sono state soltanto 36. Una percentuale davvero esigua, se si considera la complessità delle fatture del settore energetico, che di norma sono formate da almeno tre pagine con all’interno grafici, QR Code e testo.
 
Gli indicatori chiave del progetto: tempo di rilascio e funzionamento
Del resto, i due indicatori principali che SES aveva posto per misurare il buon esito del progetto erano che entro la prima settimana di aprile 2023 si producesse la fatturazione massiva annuale sulla nuova piattaforma e che tutto funzionasse al 99,90%. «Obiettivi ampiamente raggiunti» sottolinea Bellanca, poiché non solo «siamo riusciti a produrre le fatture entro il tempo stabilito, ma abbiamo diminuito i tempi di elaborazione dell’output da 40 a 9 ore. Quindi, abbiamo ridotto di quasi 1/5 i tempi di produzione e con un livello di qualità elevatissimo. Possiamo dire che oggi rasentiamo quasi la perfezione». Un altro degli obiettivi del progetto era che il personale IT fosse in grado di svolgere in autonomia le attività di manutenzione evolutiva. In questo caso, un aiuto è arrivato dalla documentazione a supporto della piattaforma, fornita in italiano affinché fosse facilitata la formazione del personale tecnico sullo strumento.
 
Oltre la vendita del prodotto, una partnership destinata a durare
Ma il supporto che Konica Minolta ha offerto a SES non si è limitato a quanto detto finora. È stato il frutto di uno studio personalizzato condotto nella duplice veste di vendor e di system integrator. Se infatti, in quanto vendor, ha sviluppato la “velina digitale” così come un altro tool in grado di convertire i file RDI di SAP in formato XML, in quanto system integrator ha individuato altre tech company che trattano Document Composition per la gestione dell’output. Si tratta di un approccio moderno alla digital transformation che coniuga tecnologie, competenze e coinvolgimento di un ampio ecosistema di partner. Un approccio in cui la durata di una collaborazione commerciale tende a superare la dinamica one-shot della vendita di un prodotto. Ecco perché la partnership tra le due aziende è destinata a durare a lungo.
Entro la fine del 2023, quando la piattaforma precedente sarà dismessa del tutto, bisognerà procedere alla migrazione di tutti quegli altri documenti, oltre alle fatture, che vanno dagli ordini d’acquisto alla corrispondenza con i clienti, dai solleciti di pagamento alle condizioni di fornitura. Sarà l’occasione per testare ancora sia la piattaforma sia la consulenza di Konica Minolta su nuove possibilità di miglioramento e di digitalizzazione dei processi.