Strumenti

Creazione di un'intranet in modo rapido e sicuro

Un'intranet moderna è uno strumento prezioso per le comunicazioni interne e un modo sicuro per lo scambio di dati. Scopri come i nostri team possono lavorare insieme in modo efficiente.

30.03.2021
6 minuti 6 minuti
JW_KW13_INTRANET_KEYVISUAL.jpg
Contenuti
Scambio sicuro dei dati, creazione e condivisione di contenuti collaborativi, rapido accesso a documenti condivisi, interazioni sociali e semplice gestione delle conoscenze: un'intranet moderna offre molteplici vantaggi alle aziende. Ma com'è possibile realizzare questo tipo di rete aziendale interna? Di cosa le PMI devono essere consapevoli? Scopri come iniziare con una piattaforma digitale in pochissimo tempo. 

La società immobiliare francese Réalités stava affrontando un problema similel'intranet ormai obsoleta stava diventando sempre più un ostacolo per una buona collaborazione e un efficiente scambio di informazioni. "Era poco attraente e non veniva più utilizzata, se non per accedere alle connessioni di rete o ai file di sviluppo immobiliare", spiega Nathalie Gonnard, Director Organisation and IT. 

Per l'azienda, era giunto il momento di installare una nuova intranet, moderna e attuale.  

Creazione di un'intranet moderna: collaborazione strutturata ed elevata protezione dei dati

Un grande vantaggio: su intranet, i lavori collaborativi, i progetti e le attività possono essere gestiti bene e in modo efficiente. Ci sono quattro aspetti in particolare che offrono un supporto costruttivo per la collaborazione nella vita quotidiana di un'azienda:

  1. Ogni dipendente ha una panoramica degli elementi essenziali.
  2. L'archiviazione della documentazione avviene in modo condiviso e ben organizzato.
  3. L'accesso a tutti dati e il software sono sicuri e conformi alle norme sulla protezione dei dati.
  4. Lo scambio delle conoscenze condivise e più recenti può avvenire in tempo reale.

Sorprendentemente semplice: intranet pronta all'uso

In particolare, è ideale che la soluzione intranet risulti idonea per tutte le applicazioni e il software all'interno dell'azienda. Un sistema moderno che riunisca tutte le funzioni di Microsoft 365/Office 365 e le applicazioni interne in una singola interfaccia è assolutamente preferibile. Questo include anche la completa integrazione di Microsoft Teams. 

Un design reattivo che facilita l'adattamento dei layout dei siti Web al rispettivo dispositivo terminale, come uno smartphone, un tablet o un laptop, è importante per il lavoro di tutti i giorni.  

Dalle comunicazioni alla gestione delle conoscenze: tutto gira sull'intranet

Pertanto, per essere sicuri che tutti i dipendenti siano soddisfatti dell'utilizzo quotidiano dell'intranet aziendale, l'interfaccia utente deve essere configurata appositamente per loro: tutte le informazioni e i documenti importanti per i singoli interessati dovrebbero essere accessibili in pochi clic. Questo è il modo in cui opera la moderna gestione delle conoscenze. 

Con un'interfaccia utente avanzata, individuale e attraente, l'intranet è uno strumento estremamente prezioso per una comunicazione efficace

 
infografica del cambiamento nelle comunicazioni interne con intranet

Quando le comunicazioni interne funzionano meglio? Intranet è chiaramente in testa. La grafica mostra il livello dello stato delle comunicazioni interne in funzione delle diverse applicazioni tecnologiche.

Intranet classica o moderna? Ecco la differenza

Mentre la realizzazione di una rete aziendale interna rappresentava solitamente un processo laborioso e costoso, oggi è tutto molto più semplice. I vecchi sistemi classici differiscono considerevolmente da una moderna intranet, che può essere realizzata senza eccessivi sforzi sotto forma di "software as a service" (SaaS) immediatamente pronto all'uso. 

Durante la realizzazione di questo tipo di soluzione rapida da installare e pronta all'uso, l'attenzione dovrebbe concentrarsi sugli scopi previsti nelle attività lavorative quotidiane oltre che sull'elevato livello delle interazioni tra i dipendenti. 

Una moderna rete aziendale interna rappresenta un efficiente interscambio digitale all'interno dell'azienda. Caratterizzata dal fatto che gli utenti sono attivamente stimolati a contribuire alla sua progettazione e realizzazione, potrebbe anche essere definita un'intranet sociale. In un'intranet aziendale classica, i contenuti vengono messi a disposizione di tutti i dipendenti a livello centrale mediante un approccio top-down 

Checklist: realizzazione della propria intranet 

Stai prendendo in considerazione l'adozione di una soluzione intranet pronta all'uso? Allora approfitta della nostra checklist: 

In genere, vale quanto segue: 

  • Scopri quali delle seguenti funzioni sono particolarmente importanti per te.
  • L'esperienza dimostra che un numero ridotto di funzioni e possibilità, quelle specifiche della tua azienda, spesso conta di più.

Verifica quali funzioni e contenuti ti interessano: 

  • Accesso mobile
  • Collegamento al sito Web aziendale esterno e/o visualizzazione delle novità aziendali 
  • Comunicazioni interne 
  • Disponibilità di informazioni aggiornate
  • Elenco dei dipendenti 
  • Facile accesso a tutti i documenti importanti
  • Auto-organizzazione 
  • Archiviazione dei documenti condivisi 
  • Collaborazione digitale in gruppi di progetto dedicati 
  • Funzione di ricerca completa
  • Integrazione con le suite Microsoft 365/Office 365
  • Strumento di prenotazione per l'assegnazione di scrivanie e uffici (desk sharing) 

Intranet, comunicazione e collaborazione, quanto segue richiede particolare attenzione: 

  • Flessibilità e scalabilità per la sicurezza di essere attrezzati per il futuro 
  • Facilità di utilizzo in modo che tutti i dipendenti siano felici di usare l'intranet aziendale 
  • Sicurezza tale per cui tutte le informazioni e i dati importanti possano essere conservati in modo conforme alle norme sulla protezione dei dati e protetti dalla pirateria informatica
  • Struttura trasparente e buona visione d'insieme per un flusso di lavoro fluido ed efficiente 
  • Personalizzazione in modo che i dipendenti possano personalizzare il proprio spazio di lavoro digitale in linea con i propri ruoli e compiti 
  • Familiarità e semplicità di utilizzo dell'interfaccia utente per unelevato gradimento da parte dei dipendenti 

Realizzazione in modo rapido e sicuro di un'intranet moderna: con Workplace Go 

Nell'ambito della digitalizzazione e della strategia aziendale con un occhio alla creazione di un'organizzazione più agile, l'impresa immobiliare sopracitata, Réalitésha implementato Workplace Go, una soluzione di collaborazione con prestazioni elevate di Konica Minolta.  

La soluzione intranet moderna e di collaborazione all-in-one è completamente adattabile. Si basa sulla piattaforma Microsoft 365 e ha consentito a Réalités di soddisfare tutti i particolari requisiti di comunicazione, collaborazione e produttività. 

Oggi, Workplace Go viene utilizzata quotidianamente da circa 350 utenti e ha ricevuto feedback eccellenti. L'azienda ha scoperto che Workplace Go è una soluzione davvero interessante per i team che utilizzano già Microsoft 365/Office 365, molto facile da implementare e con un ritorno dell'investimento molto rapido. 

Caratteristiche di Workplace Go: 

  • Modello pronto all'uso per le PMI 
  • Accesso semplificato tramite Microsoft Teams o browser  
  • Cartella "I miei colleghi"
  • Pagina auto-organizzazione ("bacheca personale")
  • Pagina intranet per l'archiviazione dei documenti (pagine specifiche per i reparti e/o "libreria aziendale" generale)
  • Pagina di collaborazione basata su Microsoft Teamsconuna flessibilità ancora maggiore per strutturare i team  
  • Funzione di ricerca completa (persone, sedi e file) 
  • Corsi di formazione per l'uso dei modellidurante la presentazione della soluzione ai clienti 
  • Supporto continuo
  • Scrivania flessibile: condivisione della scrivania e strumento di prenotazione per l'ambiente d'ufficio

Conclusioni: grazie al modello preconfigurato per le piccole imprese, Workplace Go può essere messo in opera rapidamente e offre quindi alle piccole imprese la possibilità di ottenere la propria soluzione intranet moderna insieme alle molteplici funzioni di collaborazione che solitamente solo le grandi aziende si possono permettere. 

Curiosi su Workplace Go?  Per una versione di prova, visita: konicaminolta.eu/workplace-go

Potrebbe interessarti anche:

RPA: in cosa consiste esattamente l'automazione robotizzata dei processi?

Efficiente e automatizzata: l'automazione robotizzata dei processi (RPA) è...

Tools
17.07.2021
Da noi per te: