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Stampa da cloud, nove motivi per cambiare

Sicuramente sei a conoscenza della stampa da cloud, ma forse non sai perché è così importante per la tua azienda. Qui spieghiamo perché non è solo una buona soluzione, ma anche l'unica soluzione.

18.09.2021
6 minuti 6 minuti
Keywords:
Smart Working Soluzioni IT Lavoro da Remoto
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Spotify, Google Drive, LinkedIn, Instagram: il cloud computing è già radicato nella tua vita quotidiana. E ora, valorizzato dallo smart working imposto dal Covid-19 lo scorso anno, è entrato a far parte anche della tua vita lavorativa.

Dai server alle finanze, otto aziende su dieci prevedono che più della metà della loro infrastruttura IT sarà basata su cloud entro la fine del 2021 e il 43% prevede che tutta l'infrastruttura IT sarà basata su cloud. E perché no? È rapido, sicuro ed efficiente.

Ma nonostante i vantaggi dichiarati, a molte aziende manca ancora l'ultimo pezzo critico del puzzle del cloud computing: la stampa da cloud. Cerchiamo ora di spiegare perché ciò sta accadendo e perché non dovrebbe accadere anche a te.
Quindi, partendo dalle basi: in cosa consiste esattamente la stampa da cloud? È una soluzione che consentirà a ogni dipendente di stampare qualsiasi cosa, ovunque si trovi, da qualsiasi dispositivo (a condizione di disporre di una connessione a Internet), senza dover disporre di differenti driver di stampa o essere connesso a server di stampa, specifici per le diverse stampanti. Il vantaggio più evidente di questa soluzione è la sua completa mobilità. Offre la flessibilità della stampa indipendente dalla posizione, risparmiando contemporaneamente all'IT l'onere e le complessità di gestione di una miriade di driver e server di stampa. Fondamentalmente, offre maggiore libertà con meno lavoro.

Questo da solo dovrebbe sembrare sufficiente per un driver (scusa il gioco di parole!) e di sicuro alcuni ricercatori dicono che il 39% delle aziende ha già implementato qualche tipo di piattaforma di gestione della stampa da cloud. Eppure alcuni sono ancora in ritardo. Potrebbe sembrare troppo arcaico stampare nell'era digitale e il pensiero di una soluzione speciale per la stampa potrebbe sembrare irrilevante ed essere quindi trascurato. Oppure potrebbe sembrare troppo complicato, troppo costoso, troppo impregnato di ostacoli logistici. Sappiamo bene quanto la maggior parte dei dipartimenti IT sia messa a dura prova e l'idea di sollecitare un altro cambiamento potrebbe sembrare eccessiva.

Ma sappiamo anche che questo è un controsenso. Perché innanzitutto, il suggerimento di passare a servizi di stampa da cloud è un'opzione più semplice di quanto si potrebbe pensare e, in secondo luogo, ti faciliterà la vita più di quanto tu possa immaginare. Ecco nove motivi per passare al cloud.
  1. La stampa è importante: mentre il lavoro viene attualmente svolto prevalentemente sullo schermo, questo non significa che i documenti cartacei siano ridondanti. Tutt'altro. Dalla conservazione in forma fisica di documenti giuridici e finanziari essenziali a una piccola impresa che allega note personali in formato cartaceo a ogni ordine, dallo stato che invia documenti sensibili ai cittadini alla stampa dei dati relativi a ogni partecipante a una riunione importante. Ci sono infinite ragioni per cui i dipendenti utilizzano ancora una stampante per stampare lavori e un'ottima ragione è che hai bisogno del sistema di stampa ideale per rispondere a queste esigenze.                                     
  2. Le persone gestiscono il materiale per la stampa: la tecnologia è in costante evoluzione e ai team tecnici è costantemente richiesto di tenere il passo. Che in sé è già molto, ma ci sono ulteriori preoccupazioni relative alla sicurezza dei dati, alla crescente richiesta di smart working e al costante supporto per l'utente finale. Di certo non si può negare che i dipartimenti IT siano sovraccarichi, ma la stampa da cloud può venire in aiuto. Una console di gestione basata sul Web ti offre una panoramica della rete locale, semplificando all'istante la gestione degli aggiornamenti quando ci sono modifiche alla piattaforma (ad esempio, la modifica delle proprietà di una stampante o l'aggiornamento e il potenziamento dei server ogni volta che viene rilasciata una nuova patch di sicurezza).
  3.  E risparmiare denaro sui materiali per la stampa: Senza la necessità di investimenti in server di stampa e in un'infrastruttura generale per la stampa, una piattaforma per la stampa da cloud può consentire enormi risparmi alle aziende. I vantaggi non si fermano con l'implementazione, più rapida e più semplice; con un modello basato sull'abbonamento, la stampa da cloud può consentire alle organizzazioni di avere una migliore visione d'insieme della quantità di stampa utilizzata e, tramite questa, una migliore gestione delle risorse, oltre a previsioni più accurate dei costi per la stampa.
  4. La stampa da cloud è sicura: le ricerche indicano che il 73% delle organizzazioni è preoccupato circa possibili violazioni della sicurezza legata alla stampa. Ma, fatta nel modo giusto, la stampa da cloud non potrebbe essere più sicura. Con il partner giusto, avrai la riconferma da due data center: uno principale e uno di backup in caso di gravi emergenze (che si spera siano poco probabili) nel data center principale.
  5. … e giuridicamente riconosciuta: con la giusta soluzione di stampa su cloud, avrai la certezza che il data center sarà anche certificato ISO 27001, risultando conforme a una serie di requisiti rigorosi legati alla conformità al GDPR, e che potrai disporre di una crittografia end-to-end per i tuoi dati (sia per i dati depositati sia per quelli in transito).
  6. La tua crescita sarà migliore: nessuno sa con certezza quello che il futuro riserva alle aziende, l'anno scorso con il Covid-19 è stato un esempio lampante. Ma con le soluzioni di stampa da cloud, avrai risorse flessibili per la stampa e potrai aumentarle o ridurle a seconda delle esigenze, senza la necessità di potenziare i server di stampa. Analogamente, il tuo contratto potrà essere sufficientemente flessibile da modificarsi in sintonia con il variare delle esigenze; hai bisogno di una maggiore o minore capacità di archiviazione? Hai bisogno di nuove licenze utente? Ecc.
  7. E sei sempre aggiornato: la stampa da cloud prevede aggiornamenti automatici del software e dei server senza che i team IT debbano intervenire. Non solo questo libera tempo prezioso, ma garantisce la tranquillità di cui potrai sempre beneficiare grazie alla tecnologia più recente, senza spazio per errori umani.
  8. È più semplice di quanto pensi: con una vera soluzione di stampa da cloud, le aziende potranno godere di tutti i vantaggi offerti dal passaggio al cloud senza alcuno svantaggio. Prendendosi il tempo necessario per la ricerca del fornitore giusto, la tua azienda può fare il salto senza perdere ore di lavoro o disturbare i dipendenti. Poiché il cloud non richiede l'installazione di alcuna infrastruttura, dovrai semplicemente installare del software, non dell'hardware, la transizione sarà tranquilla, facile e senza problemi.
  9. Anche per i tuoi utenti: anche se l'onere del cambiamento del sistema di stampa ricadrà ovviamente sui team IT, non bisogna dimenticare l'utente finale (anche se adesso lavora da remoto). Nella maggior parte delle organizzazioni, ci sono persone refrattarie ai cambiamenti tecnologici e il successo della migrazione dipenderà dal riuscire a coinvolgere tutti. Inoltre, scegliendo il fornitore giusto, puoi gestire un cambiamento per quanto riguarda i metodi di stampa senza un reale cambiamento per le persone che effettivamente stampano. Quindi ora che conosci gli evidenti vantaggi della stampa da cloud, è ora di fare il prossimo passo. Per ulteriori informazioni, scarica l'infografica di Konica Minolta relativa ai 7 errori più comuni nel passaggio dalla stampa in sede a quella da cloud. Poi visita konicaminolta.eu/cloud-print per scoprire di più sui Servizi di stampa da cloud di Konica Minolta e su come possiamo aiutarti in questo viaggio.

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