Come il 2020 ha aperto le porte al modo di lavorare del futuro

La pandemia

È passato un anno da quando la pandemia di COVID-19 ci ha costretto a stare a casa e a modificare il nostro modo di lavorare in Konica Minolta. Tante altre organizzazioni, grandi e piccole, hanno dovuto fare lo stesso, in tutto il mondo.  Il COVID-19 ha portato scompiglio nella nostra routine, ci ha costretto a rivedere processi di lavoro consolidati e ha sfidato il modo in cui alimentiamo le relazioni commerciali. Questo anno ha lasciato un segno indelebile su molte aziende e famiglie e ha cambiato il nostro modo di vivere e lavorare per sempre. Ora sta a noi decidere cosa imparare da questo anno difficile e come questo ci cambierà.

In natura, per gli abitanti di un ecosistema, gli eventi catastrofici presentano un’opportunità di cambiamento e di crescita. Anche nel nostro caso, questa è un’occasione da cogliere per plasmare un ambiente di lavoro diverso, migliore di prima, all’interno delle nostre realtà aziendali. E quello che intendo va ben oltre l’accontentarsi di contratti più flessibili per lavorare da casa. È il momento di lasciare andare alcune convinzioni obsolete e di abbracciare le opportunità del workplace digitale. È giunto il momento di abbracciare la trasformazione digitale.

Non appena è stato chiaro cosa comportasse il diffondersi della pandemia, Konica Minolta ha richiesto a tutti i propri dipendenti di lavorare da casa. Questo ha comportato un cambiamento organizzativo che ha coinvolto circa 9.000 dipendenti in 30 sedi diverse. Il tutto in pochissimi giorni. La rapida evoluzione è stata resa possibile dall’enorme sforzo di collaborazione da parte tutti i dipendenti, soprattutto le persone dell’IT, delle Risorse Umane e delle Task Force interdisciplinari dedicate al Coronavirus che abbiamo messo in campo. È a dir poco impressionante ciò che è stato raggiunto con così poco preavviso, in così poco tempo e con un rischio minimo per la continuità del business dei nostri clienti: la larghezza di banda Internet per fornire capacità aggiuntiva per il lavoro da remoto è stata portata da 4 Gbit/s a 12 Gbit/s entro due giorni e ha raggiunto la capacità prevista di 20Gbit/s quattro giorni dopo. La possibilità di lavoro da casa attraverso la VPN è stata estesa da 1.000 utenti in contemporanea a 3.000 utenti in contemporanea in tre giorni e ampliata fino a una capacità massima di oltre 9.000 utenti in altri 5 giorni, grazie al fatto che il nostro ambiente IT era stato progettato sin dall’inizio per essere agile e scalabile. Durante le ore di punta, circa 6.000 utenti hanno lavorato in parallelo da remoto, il tutto senza grandi problemi o interruzioni.

Fortunatamente, la nostra azienda ha potuto contare su un’infrastruttura di lavoro digitale già esistente. Gran parte dei colleghi in tutta Europa erano già in grado di lavorare in remoto. Le soluzioni di digital workplace che oggi proponiamo sul mercato ai nostri clienti hanno costituito la base della nostra stessa routine lavorativa – Microsoft Teams e altre soluzioni di collaborazione basate sul cloud, per esempio. In effetti, questa brusca transizione ha portato a un'ulteriore accelerazione della nostra stessa trasformazione digitale, intensificandola e trasformando le opzioni digitali disponibili in soluzioni applicate. Purtroppo, altre organizzazioni non se la sono cavata così bene: hanno fatto fatica a tenere il passo o a continuare a fornire anche i servizi di base a distanza. Con la pandemia e i lockdown locali che continuano a colpire le organizzazioni oggi, un anno dopo l'ondata iniziale della pandemia, alcune aziende ancora oggi non sono in grado di eseguire tutte le loro operazioni in remoto, nonostante la tecnologia che lo consente sia ampiamente disponibile.

Una nuova normalità

In Konica Minolta, i mesi successivi al lockdown sono stati caratterizzati dalla creazione di una "nuova normalità" - anche se già allora era chiaro che questa sarebbe stata solo una fase preliminare. Abbiamo rapidamente stabilito nuovi modi di lavorare e nuove routine. Molti di noi hanno anche dovuto affrontare l'ulteriore sfida di prendersi cura dei propri figli, dato che nella maggior parte dei paesi le scuole e gli asili erano chiusi.
Eppure, il lavoro è continuato. I team hanno iniziato a incontrarsi virtualmente e a collaborare a distanza. Anche se eravamo già abituati a fare meeting a distanza e tra Paesi diversi, le barriere geografiche e fisiche sono state ulteriormente rimosse, ottenendo una ancor migliore sinergia tra i Team a livello internazionale. L’introduzione di nuove opzioni di lavoro ha di fatto guidato un cambiamento culturale radicale “dal basso verso l’alto”. La pandemia ha abbattuto gli ultimi confini e ha cambiato la nostra mentalità, incrementando ancora di più la collaborazione tra filiali diverse.

Grazie alle nostre tecnologie digitali, abbiamo continuato a lavorare con i nostri clienti, anche dove prima era necessaria una presenza fisica. Ad esempio, l’assistenza ai clienti per i nostri dispositivi di stampa, in precedenza veniva effettuata solo tramite una visita di un tecnico presso la sede del cliente. Oggi invece possiamo, non solo valutare i guasti da remoto con AIRe Link, il nostro strumento di supporto visivo, ma possiamo anche risolvere i problemi e guidare l’utente nelle operazioni da compiere per risolvere i problemi. AIRe Link consente ai team di supporto di vedere dall’ufficio o da casa ciò che vede il cliente. L’utilizzo di questa tecnologia non è solo più veloce, ma è anche più sicura e green. Durante questo primo anno di sperimentazione di AIRe Link sono state risparmiate più di 3.800 visite ai clienti sul posto, pari a 190.000 chilometri di viaggi di assistenza in tutta Europa. Questo corrisponde a 26,7 tonnellate di emissioni di CO2. Alcuni team hanno fatto un ulteriore passo avanti nell'uso della tecnologia da remoto, utilizzandola per effettuare installazioni di soluzioni a distanza: i dispositivi vengono ora trasportati ai clienti preconfigurati in modo che, una volta sul posto e collegati alle nostre piattaforme di supporto, la soluzione possa essere impostata e testata in remoto, invece di richiedere la presenza di un tecnico in loco.

A sei mesi dall’inizio della pandemia, abbiamo condotto un ampio sondaggio tra i nostri dipendenti della filiale tedesca e della sede centrale Europea, situata anch’essa in Germania. Più di 1.000 colleghi hanno partecipato a questa survey. Volevo scoprire come stavano vivendo il nuovo modo di lavorare e come stavano gestendo il lavoro a distanza. La stragrande maggioranza delle risposte è stata positiva. Un sondaggio simile nella nostra filiale in UK ha rivelato che i nostri colleghi hanno apprezzato questa nuova modalità di lavoro e la consideravano anche per il futuro. Abbiamo quindi concluso che era giunto il momento di un cambiamento importante in tutta Konica Minolta. La chiave sta nel trovare il miglior equilibrio tra vita privata e lavoro.

Il 91% dei colleghi di Konica Minolta ha dichiarato che vorrebbe lavorare maggiormente da casa in futuro. Il 60% si è dimostrato pienamente soddisfatto della disponibilità e dell’efficienza dei sistemi e della tecnologia messi a disposizione dall’azienda. Il risultato più bello è stato quello del lavoro di squadra: il 65% ha affermato di riuscire a interagire meglio con i colleghi. L’interazione e la collaborazione a distanza dei team hanno funzionato. Grazie a Microsoft 365 e MS Teams i dipendenti Konica Minolta hanno potuto lavorare da PC, ma anche da mobile, in qualsiasi luogo. Molti colleghi hanno menzionato gli effetti positivi e il benessere di questa nuova modalità di lavoro.

La nascita di un nuovo Intelligent Connected Workplace

Ciò che abbiamo visto in questo periodo non è stato altro che un completo cambio di mentalità in termini di predisposizione al lavoro, un completo cambiamento culturale. Per chi come me fa parte del CDA Europeo, è stata chiara da subito l’esigenza di soddisfare queste nuove aspettative da parte dei nostri dipendenti e cogliere questa occasione di attrarre nuovi talenti.

In primo luogo, quindi, abbiamo rivisto radicalmente la nostra politica di lavoro a distanza e, più profondamente, la nostra cultura di gestione. Se prima i colleghi avevano la possibilità di lavorare occasionalmente da casa, oggi vogliamo offrire loro la possibilità di lavorare dove preferiscono, in base al loro giudizio e alla loro esperienza personale. La flessibilità di lavorare da casa in un giorno qualsiasi vogliamo che non sia più un privilegio, ma un dato di fatto. La presenza della persona in ufficio può essere richiesta solo se c'è un chiaro bisogno e un valore associato a quella presenza. In qualsiasi altra situazione la decisione può essere lasciata all'individuo. Perché, alla fine, ciò che conta è ciò che ognuno di noi realizza nella sua giornata lavorativa, non dove o quando lo fa. In alcuni casi questo può essere l'ufficio, in altri può essere a casa, o nell'ufficio di un cliente, o presso un fornitore, o in un caffè - e così via. Naturalmente, tutti saranno i benvenuti in ufficio quando sarà più sicuro essere lì - rimane importante l’aspetto di socializzazione e interazione con i colleghi – ma oggi vogliamo essere più flessibili nel venire incontro alle esigenze personali.

Pensiamo che ci sarà sempre più bisogno di ripensare i nostri uffici. Non dovranno più essere intesi come un luogo che ospita le scrivanie dei dipendenti, ma come un luogo di incontro, dove fare brainstorming insieme e scambiare idee, dove lavorare in modo creativo con tutti gli strumenti necessari a disposizione. Può sembrare un paradosso, ma l'ufficio diventerà ancora più importante di prima, come punto di contatto e identificazione con l’azienda. Se le occasioni di incontro diventano meno frequenti, è importante che l’ufficio diventi un luogo in cui si tragga beneficio dal frequentarlo. Un luogo che incarni i valori e la cultura dell’organizzazione e in cui ci si possa sentire sicuri e protetti. Anche in questo caso le nostre soluzioni di Monitoraggio Intelligente possono aiutare. Ad esempio, le soluzioni video che rilevano la temperatura corporea dei visitatori o che monitorano l’occupazione dell’ufficio o se le persone indossano correttamente i dispositivi di protezione. Tali sistemi sono già in funzione nel nostro centro logistico.

È ormai chiaro che non c'è modo di tornare al nostro modo di lavorare precedente alla pandemia. Né lo vorremmo. Abbiamo tutti imparato molto in prima persone sulle opportunità che l’ufficio digitale può offrire. Questo è il momento di rimodellare gli ecosistemi in cui lavoriamo per adattarli alle nuove esigenze e a un mondo che sta cambiando. In questi mesi, l’applicazione concreta delle soluzioni digitali di gestione dei documenti, dei processi di lavoro, dell’IT… ha dato vita ad una profonda trasformazione del nostro modo di fare business. Questo significa aprire le porte alla digitalizzazione e all’Intelligent Connected Workplace, ossia un ambiente di lavoro intelligente e interconnesso, dove le persone collaborano e interagiscono da qualunque luogo e dispositivo nella massima sicurezza. Un nuovo modo di lavorare, che ci aiuti ad affrontare tutte le sfide che ci attendono e che alimenti i nostri futuri successi.