I 5 TREND CHE CARATTERIZZERANNO IL DIGITAL WORKPLACE E LE STRATEGIE IT NEL PROSSIMO ANNO

| 15 dicembre 2021

Per il 2022 Konica Minolta prevede che la trasformazione digitale, favorita dalle esigenze determinate dalla pandemia, proseguirà a passo rapido e il digital workplace diventerà uno standard. Per creare un ambiente di lavoro adeguato sarà necessario organizzare team ibridi costituiti da personale presente in ufficio e personale che si collega da remoto. Aziende e organizzazioni dovranno pertanto rendere possibile il lavoro da remoto e ridisegnare i propri uffici. Un ambiente più flessibile richiede strumenti efficaci per la comunicazione e la collaborazione, e le soluzioni in cloud ed “as-a-Service” avranno un ruolo importante. Sarà anche necessario prevedere misure adeguate a proteggersi da attacchi alla sicurezza sempre più insidiosi. Un aspetto importante è infine legato alla responsabilità sociale: se in passato la sostenibilità dei sistemi IT era un valore aggiunto offerto dalle imprese che aderivano a programmi e policy “green”, oggi la necessità di ridurre l’impatto ambientale è diventata la norma, e le soluzioni sostenibili sono l’unica alternativa per poter continuare a produrre. C’è anche un altro fattore che favorisce la crescita di ambienti di lavoro dinamici, ed è la possibilità di prendere decisioni più rapide e ponderate grazie all’analisi dei dati.


Trend numero 1: le decisioni basate sui dati sono fondamentali per avere successo in un panorama produttivo e commerciale estremamente volatile

Nel 2022 i processi basati sui dati acquisiranno sempre maggiore importanza, fino a diventare la chiave di volta del decision making. Il 58% delle imprese, tuttavia, basa ancora le proprie decisioni sull’emotività e sull’esperienza, e non sui dati e sui fatti [1]. “Le attività quotidiane sono determinate da processi decisionali sempre più complessi, e i dati sono un elemento indispensabile per fare scelte informate, sono le pepite d’oro che dobbiamo essere capaci di estrarre” spiega Olaf Lorenz, Senior General Manager presso la Digital Transformation Division di Konica Minolta Business Solutions Europe. “L’obiettivo è trasformare l’ambiente di lavoro in un’interconnessione di persone, luoghi e tecnologie che considerano i dati come l’opportunità di compiere un cambiamento dinamico. Grazie alla nostra esperienza nella gestione dei flussi di lavoro cartacei, abbiamo acquisito le competenze necessarie per digitalizzare questi flussi di lavoro e trasformare dati non strutturati in dati strutturati”. Per trovare nuovo valore nel business è necessario individuare i dati corretti nell’enorme quantità di dati archiviati. Con Intelligenza Artificiale (AI) e Machine Learning (ML) questa non è più un’attività laboriosa e complessa da gestire con processi manuali. L’utilizzo di AI e ML permette di aggregare e analizzare grandi volumi di dati per trovare nuovi spunti di business. Le attività quotidiane possono essere ad esempio semplificate e velocizzate con gli strumenti forniti dalla Robotic Process Automation (RPA) di Konica Minolta, una soluzione che libera i dipendenti da tutte le operazioni banali e ripetitive e permette di concentrare le forze sui progetti più importanti e decisivi per la crescita aziendale. Analogamente, per quanto riguarda la sicurezza dei dati, il sistema SIEM (Security Information and Event Management) di Konica Minolta effettua una scansione dei dati in tempo reale per individuare prontamente eventuali minacce e anticipare le potenziali criticità.

Trend numero 2: ottenere il meglio da ogni situazione - l’ufficio ibrido diventa lo standard

Secondo un sondaggio [2], in seguito alla pandemia, il 52% dei dipendenti vuole maggiore flessibilità nella scelta del luogo da cui lavorare. Ciò significa che anche nel 2022 il lavoro digitale da remoto, o le soluzioni ibride, diventeranno la norma in molte organizzazioni, mentre lavorare esclusivamente negli uffici aziendali sarà considerato l’eccezione. Ana Esteban, Lead Customer Insights presso Konica Minolta Business Solutions Europe, descrive con queste parole il cambiamento in atto: “L’ufficio sarà considerato il luogo della socializzazione. Sarà l’ambiente in cui effettuare presentazioni, sessioni di team building, lanci di nuovi progetti e tutte quelle attività dove è necessario riunirsi per una comunicazione diretta e dal vivo. Di conseguenza, le soluzioni che permettono una continua interazione e collaborazione saranno sempre più richieste. Con Microsoft 365, Konica Minolta permette un lavoro flessibile e connesso in cloud: i team possono ad esempio interagire contemporaneamente su un documento, indipendentemente dall’ora e dal luogo. In qualità di Microsoft Global Managed Partner, Konica Minolta lavora assieme a Microsoft per accelerare la trasformazione digitale dell’ambiente di lavoro dei propri clienti. Con un numero minore di impiegati presenti in ufficio, lo spazio necessario si riduce, e sorge l’esigenza di ambienti più piccoli [3]. L’infrastruttura IT deve adeguarsi alla riduzione degli spazi. L’esempio più calzante di questa tendenza è Workplace Hub di Konica Minolta, una soluzione completa che abbina in un dispositivo multifunzione l’infrastruttura server e le funzioni di stampa e di gestione documentale.

Trend numero 3: il cloud è al centro dei flussi di lavoro e le soluzioni “as a Service” diventano fondamentali

Nel 2022, la capacità di ottimizzare l’utilizzo delle risorse IT sarà ancora più determinante a causa della crescente carenza di figure professionali. Il 65% dei CIO ritiene che la difficoltà ad assumere nuovi talenti informatici stia avendo un impatto negativo sull’attività aziendale. [4] Le soluzioni cloud possono pertanto essere utili per liberare i dipartimenti IT dalla necessità di gestire, mettere in sicurezza e aggiornare l’infrastruttura, e consentono alle risorse interne di dedicarsi a progetti strategici di maggiore importanza. Allo stesso tempo, l’utilizzo di soluzioni cloud permette alle organizzazioni di tenere traccia dei costi, di adattare i servizi alle esigenze e ai picchi lavorativi, di risparmiare sugli investimenti in capacità server. Anche le realtà di piccole dimensioni potranno in questo modo usufruire di tecnologia costantemente aggiornata. “L’evoluzione dei modelli di business e la necessità di maggiore flessibilità ed efficienza sta facendo migrare le aziende dai modelli tradizionali di infrastruttura IT a strategie che danno priorità al cloud” commenta Philipp Schröder, Head of Portfolio Strategy & Management presso Konica Minolta Business Solutions Europe. “Tuttavia, l’infrastruttura che rimane generalmente su server locali è quella per i servizi di stampa: spostarla su cloud permette di migliorare il mobile working e di alleggerire il reparto IT dalla gestione di numerosi server.

Trend numero 4: le minacce ransomware sono in aumento

Una delle sfide dei modelli di lavoro ibridi e flessibili è la sicurezza dei dati e la protezione della proprietà intellettuale dell’azienda. Da una ricerca condotta da Konica Minolta è emerso che il 37% delle organizzazioni è stato colpito da virus, malware, o minacce generiche alla sicurezza in seguito alle circostanze determinate dall’emergenza COVID-19 [5]. Più della metà delle aziende intervistate ha subito negli ultimi due anni un incidente dovuto a un ransomware. L’aumento delle criptovalute anonime facilita la riscossione del riscatto da parte dei professionisti del crimine. [6] “Con l’aumento dei flussi di lavoro digitali, aumentano anche i potenziali obiettivi dei cyberattacchi. Ecco perché occorre creare una barriera protettiva per mettere al sicuro software e hardware. La cybersicurezza è diventata una delle esigenze prioritarie delle aziende” spiega Torben Mowka, Product Manager presso Konica Minolta Business Solutions Europe. Quello che spesso non viene tenuto in considerazione è che anche un dispositivo multifunzione può essere una via di accesso per gli hacker. Konica Minolta ha pertanto sottoposto i propri MFP a severi test di penetrazione svolti da NTT DATA e dalla divisione per la sicurezza di NTT Ltd. I test hanno avuto una durata di 80 ore, durante le quali gli ingegneri informatici hanno tentato, senza riuscirci, di violare i dispositivi. È anche disponibile come opzione la soluzione Bitdefender, che permette di identificare i dati infetti con una scansione in tempo reale dei file in ingresso e in uscita. Se un lavoro di stampa risulta infetto, Bitdefender lo cancella.

Trend numero 5: sostenibilità del luogo di lavoro, da elemento differenziante a standard 

Durante il summit COP26 svoltosi nel novembre del 2021 in Gran Bretagna, i leader mondiali si sono incontrati per discutere di uno dei temi di più scottante attualità: i cambiamenti climatici e le azioni necessarie per evitarne le catastrofiche conseguenze. È necessario che tutti, aziende comprese, mettano in atto misure efficaci. La sostenibilità, con l’obiettivo di ridurre le emissioni di carbonio, è da lungo tempo parte integrante delle strategie aziendali di Konica Minolta, e ciò comprende anche la sostenibilità dei servizi forniti ai clienti. Il servizio bizhub ECO, ad esempio, permette di preconfigurare il dispositivo multifunzione per ridurre il consumo di toner e per eliminare automaticamente le pagine vuote dalle stampe. Include il programma Enabling Carbon Neutrality, grazie al quale è possibile compensare le emissioni di carbonio durante il ciclo di vita del dispositivo. Dal 2015 sono già state compensate 30.000 tonnellate di CO2. È stato inoltre siglato un accordo di collaborazione con Treedom: per ogni servizio bizhub ECO venduto, viene piantato un albero in Kenya. “Con questo servizio diamo il nostro contributo all’ambiente e alla società” spiega Sharon Heymann, Senior Expert Sustainability Management presso Konica Minolta Business Solutions Europe. “La sostenibilità riguarda tutto il ciclo di vita dei dispositivi e dei consumabili. I prodotti Konica Minolta vengono progettati secondo criteri volti a ridurre il consumo di materie prime, a garantire la durabilità e a permettere il riciclo dei materiali”.

 

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Abbiamo numerose sfide di fronte a noi, e credo che il 2022 sarà un anno in cui riusciremo a cogliere nuove opportunità per migliorare il business e rendere gli ambienti di lavoro più accoglienti, più sostenibili e più sicuri

Olaf Lorenz

Senior General Manager, Digital Transformation Division, Konica Minolta Business Solutions Europe